Het identificeren van de juiste competenties voor een functie begint met een grondige analyse van de werkzaamheden en gewenste resultaten. Je kunt dit effectief doen door gesprekken te voeren met huidige medewerkers, de functie te observeren en samen met stakeholders heldere, meetbare criteria op te stellen. Belangrijk is dat je rekening houdt met juridische aspecten en toekomstige ontwikkelingen in de functie.
Waarom is het belangrijk om competenties goed te definiëren? #
Het goed definiëren van competenties vormt de basis voor effectieve werving en selectie. Zonder heldere competentiedefinitie weet je niet waar je naar zoekt en kunnen kandidaten niet inschatten of ze geschikt zijn voor de functie.
Heldere competenties helpen je om gerichtere vragen te stellen tijdens sollicitatiegesprekken. Je kunt kandidaten beoordelen op concrete vaardigheden en eigenschappen die daadwerkelijk relevant zijn voor de functie. Dit voorkomt dat je afgaat op gevoel of irrelevante criteria.
Vanuit juridisch perspectief beschermen goed gedefinieerde competenties je tegen discriminatieclaims. Je kunt aantonen dat je selectiecriteria objectief en functiegerelateerd zijn. Dit is belangrijk omdat wervingsbureaus en werkgevers steeds vaker geconfronteerd worden met vragen over de rechtvaardiging van hun eisen.
Voor de kandidaat zorgen duidelijke competenties voor transparantie. Ze weten precies wat er van hen verwacht wordt en kunnen zich beter voorbereiden op het selectieproces. Dit leidt tot een betere match en minder teleurstellingen achteraf.
Wat zijn de verschillende soorten competenties die je moet overwegen? #
Je kunt competenties onderverdelen in vier hoofdcategorieën die elk een andere rol spelen in het functioneren van een medewerker. Technische vaardigheden zijn de meetbare, functiespecifieke kennis en vaardigheden die iemand nodig heeft om het werk uit te voeren.
| Type competentie | Voorbeelden | Hoe te meten |
|---|---|---|
| Technische vaardigheden | Programmeren, boekhouden, CAD-tekenen | Praktijktesten, certificaten, portfolio |
| Soft skills | Communicatie, teamwork, probleemoplossing | Gedragsvragen, rollenspel, referenties |
| Gedragscompetenties | Leiderschap, klantgerichtheid, initiatief | Situationele vragen, assessment center |
| Functiespecifieke kennis | Branchekennis, regelgeving, procedures | Kennisvragen, casestudies |
Soft skills zijn de interpersoonlijke vaardigheden die bepalen hoe iemand samenwerkt en communiceert. Deze worden steeds belangrijker omdat werk steeds meer in teams gebeurt en klantcontact centraal staat.
Gedragscompetenties gaan over hoe iemand zich gedraagt in verschillende situaties. Denk aan stressbestendigheid, flexibiliteit of commercieel inzicht. Deze competenties zijn vaak bepalend voor succes in een functie.
Functiespecifieke kennis betreft de specifieke informatie die iemand moet weten om goed te kunnen functioneren. Dit kan branchekennis zijn, kennis van wet- en regelgeving of specifieke procedures binnen je organisatie.
Hoe analyseer je de huidige functie om competenties te bepalen? #
Begin je functieanalyse met observatie van de werkzaamheden. Kijk wat de huidige functionaris daadwerkelijk doet, niet wat er in de functieomschrijving staat. Vaak wijken de dagelijkse activiteiten af van wat oorspronkelijk bedacht was.
Voer gesprekken met verschillende betrokkenen. Praat met de huidige functionaris over welke vaardigheden hij of zij het meest gebruikt. Vraag naar situaties waarin bepaalde competenties cruciaal waren voor succes of juist ontbraken bij problemen.
Betrek ook de directe leidinggevende en collega’s in je analyse. Zij kunnen aangeven welke competenties ze waarderen in de samenwerking en waar ze knelpunten ervaren. Klanten of interne afnemers kunnen waardevolle input geven over wat zij belangrijk vinden.
Maak een lijst van alle taken en verantwoordelijkheden. Koppel vervolgens aan elke taak de benodigde competenties. Denk hierbij niet alleen aan de huidige situatie, maar ook aan toekomstige ontwikkelingen die invloed kunnen hebben op de functie.
Documenteer je bevindingen systematisch. Noteer niet alleen welke competenties nodig zijn, maar ook op welk niveau. Een basiskennis van Excel is iets anders dan gevorderde Excel-vaardigheden voor complexe analyses.
Welke juridische aspecten moet je meenemen bij competentie-eisen? #
Alle competentie-eisen moeten proportioneel en functiegerelateerd zijn. Je mag alleen eisen stellen die echt nodig zijn voor het uitvoeren van de functie. Een rijbewijs eisen voor een kantoorfunctie zonder reiscomponent is bijvoorbeeld niet toegestaan.
Let op discriminatiewetgeving bij het formuleren van competenties. Vermijd eisen die indirect bepaalde groepen uitsluiten. Een eis als “Nederlandse moedertaalspreker” kan discriminerend zijn, terwijl “uitstekende beheersing van de Nederlandse taal” hetzelfde doel dient zonder discriminatie.
Documenteer waarom je bepaalde competenties nodig acht. Als je ooit moet uitleggen waarom je iemand niet hebt aangenomen, kun je aantonen dat je beslissing gebaseerd was op objectieve, functiegerelateerde criteria.
Wees voorzichtig met persoonlijkheidseisen. Eigenschappen als “extravert” of “assertief” kunnen discriminerend werken. Formuleer liever in termen van gedrag: “in staat om presentaties te geven aan grote groepen” of “kan standpunten duidelijk verwoorden”.
Overleg bij twijfel met juridische experts. Arbeidsrecht is complex en verandert regelmatig. Professionele ondersteuning kan je helpen om juridische valkuilen te vermijden.
Hoe schrijf je competenties helder en meetbaar op? #
Gebruik de SMART-criteria bij het formuleren van competenties. Maak ze Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdgebonden. In plaats van “goede communicatievaardigheden” schrijf je “kan complexe technische informatie helder uitleggen aan niet-technische collega’s”.
Vermijd vage termen als “uitstekend”, “goed” of “ervaren”. Geef concrete voorbeelden of niveaus aan. Schrijf bijvoorbeeld “minimaal 3 jaar ervaring met projectmanagement in teams van 5-10 personen” in plaats van “ervaren projectmanager”.
Onderscheid tussen must-haves en nice-to-haves. Maak duidelijk welke competenties absoluut noodzakelijk zijn en welke wenselijk maar niet vereist. Dit helpt kandidaten om realistisch in te schatten of ze geschikt zijn.
Gebruik actieve werkwoorden die gedrag beschrijven. “Kan onderhandelen”, “analyseert data”, “coördineert activiteiten” zijn duidelijker dan “onderhandelingsvaardigheden”, “analytisch” of “coördinatie”.
Test je formuleringen door ze voor te leggen aan collega’s. Vragen zij om verduidelijking, dan zijn je competenties waarschijnlijk nog niet helder genoeg geformuleerd.
Wat zijn veelgemaakte fouten bij het bepalen van competenties? #
De meest voorkomende fout is het opstellen van te algemene competenties. “Teamplayer” of “flexibel” zeggen weinig over wat je precies verwacht. Kandidaten kunnen hier niet uit afleiden wat ze moeten kunnen en jij kunt er niet objectief op selecteren.
Veel organisaties kopiëren competenties van vergelijkbare functies zonder na te denken over hun specifieke situatie. Elke functie is uniek door de organisatiecultuur, het team en de specifieke uitdagingen. Maatwerk is daarom noodzakelijk.
Een andere valkuil is het stellen van irrelevante eisen. Soms worden competenties toegevoegd omdat ze “wel handig” lijken, zonder dat ze echt nodig zijn. Dit kan geschikte kandidaten afschrikken en leidt tot juridische risico’s.
Te hoge eisen stellen is ook een veelgemaakte fout. Niet elke functie vereist een universitaire opleiding of 10 jaar ervaring. Realistische eisen vergroten je kandidatenpool en kunnen tot betere matches leiden.
Het negeren van toekomstige ontwikkelingen is een strategische fout. Functies veranderen snel door digitalisering en andere trends. Denk na over welke competenties over een paar jaar belangrijk worden.
Belangrijkste punten voor het identificeren van de juiste competenties #
Het identificeren van juiste competenties vereist een systematische aanpak waarbij je de functie grondig analyseert en verschillende stakeholders betrekt. Begin altijd met observatie van de werkelijke werkzaamheden, niet alleen de formele functieomschrijving.
Zorg voor een goede balans tussen verschillende soorten competenties. Technische vaardigheden zijn meetbaar maar soft skills en gedragscompetenties zijn vaak bepalender voor succes. Vergeet ook toekomstige ontwikkelingen niet mee te nemen in je analyse.
Juridische aspecten verdienen speciale aandacht. Alle eisen moeten proportioneel en functiegerelateerd zijn. Documenteer je overwegingen zodat je kunt aantonen dat je selectiecriteria objectief zijn.
Formuleer competenties helder en meetbaar met behulp van SMART-criteria. Vermijd vage termen en maak onderscheid tussen must-haves en nice-to-haves. Test je formuleringen bij collega’s voordat je ze gebruikt.
Klaar om jouw organisatie naar een hoger niveau te tillen met het beste talent? Bij complexe functies of juridisch gevoelige situaties kan professionele ondersteuning waardevol zijn. Ontdek de mogelijkheden tijdens een persoonlijke kennismaking. Neem vandaag nog contact met ons op.
