Kandidaten screenen voor onderwijsfuncties vraagt om een grondige aanpak waarbij je verplichte documenten zoals een VOG en geschiktheidsverklaring controleert, gerichte gesprekken voert over pedagogische vaardigheden en klassikaal management, en uitgebreide referentiechecks uitvoert bij vorige werkgevers. Je beoordeelt niet alleen competenties, maar ook of iemand geschikt is voor het werken met kinderen door te letten op communicatiepatronen, grenzen stellen en emotionele intelligentie. Een zorgvuldig screeningsproces beschermt leerlingen en voorkomt kostbare verkeerde aanstellingen.
Waarom vraagt het onderwijs om een andere screeningsaanpak? #
Het onderwijs heeft te maken met wettelijke verplichtingen rondom kindveiligheid die verder gaan dan in andere sectoren. Je bent verantwoordelijk voor kwetsbare kinderen en jongeren, wat betekent dat je niet alleen vakinhoudelijke kennis moet toetsen, maar ook de geschiktheid om met minderjarigen te werken. Standaard recruitmentscreening richt zich vooral op werkervaring en technische vaardigheden, terwijl je bij onderwijspersoneel juist moet beoordelen of iemand pedagogisch vaardig is, grenzen kan stellen en een veilige leeromgeving kan creëren.
De specifieke competenties die je nodig hebt in het onderwijs maken de screening complexer. Een docent moet kunnen omgaan met klassikaaldynamiek, verschillende leerstijlen herkennen, contact onderhouden met ouders en samenwerken met collega’s. Deze vaardigheden zijn moeilijker te meten dan bijvoorbeeld projectmanagement of administratieve taken. Daarom moet je tijdens het sollicitatiegesprek voor een onderwijsfunctie dieper graven en situationele vragen stellen die inzicht geven in hoe iemand reageert op uitdagingen in de klas.
Juridisch gezien loop je ook meer risico’s bij een verkeerde aanstelling in het onderwijs. Als er iets misgaat met de veiligheid van leerlingen, ben je als schoolbestuur aansprakelijk. Dit maakt het noodzakelijk om elke stap in je screeningsproces goed te documenteren en geen concessies te doen aan veiligheidscontroles, ook niet bij personeelstekorten.
Welke documenten en verklaringen heb je nodig voor onderwijspersoneel? #
De Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is verplicht voor iedereen die in het onderwijs werkt. Deze verklaring toont aan dat iemand geen strafblad heeft voor delicten die relevant zijn voor het werken met kinderen. Je vraagt de kandidaat om deze VOG aan te vragen bij de Dienst Justis voordat het dienstverband start. Let op: een VOG is maximaal twee jaar geldig, dus bij intern personeel dat van functie wisselt, moet je soms een nieuwe aanvragen.
Naast de VOG heb je een geschiktheidsverklaring nodig. Dit document bevestigt dat een kandidaat fysiek en mentaal geschikt is om lesgevende taken uit te voeren. Je vraagt dit aan via de bedrijfsarts of arbodienst, die een keuring uitvoert. Deze verklaring beschermt zowel de school als de medewerker, omdat je zo voorkomt dat iemand een functie krijgt die te belastend is voor zijn of haar gezondheid.
Diplomaverificatie is natuurlijk ook belangrijk. Je controleert of iemand daadwerkelijk de benodigde onderwijsbevoegdheid heeft door kopieën van diploma’s op te vragen en deze te verifiëren bij de uitgevende instelling. Voor bepaalde functies moet je ook controleren of iemand staat ingeschreven in het lerarenregister, wat aantoont dat iemand voldoet aan de professionele standaarden en zich blijft ontwikkelen.
Vergeet niet om ook een uittreksel uit het personeelsdossier op te vragen bij de vorige werkgever, als de kandidaat daar toestemming voor geeft. Dit geeft je inzicht in eerdere functioneringsgesprekken, eventuele waarschuwingen of bijzonderheden die relevant kunnen zijn voor je beslissing.
Hoe voer je een sollicitatiegesprek voor een onderwijsfunctie? #
Begin het gesprek met vragen die pedagogische vaardigheden blootleggen. Vraag bijvoorbeeld: “Beschrijf een situatie waarin je een leerling moest motiveren die alle interesse had verloren. Hoe pakte je dat aan?” Dit type vraag laat zien hoe iemand omgaat met uitdagingen in de klas en of hij of zij verschillende strategieën kent om leerlingen te bereiken. Let op concrete voorbeelden in plaats van theoretische antwoorden.
Klassikaal management is een ander belangrijk aandachtspunt tijdens het sollicitatiegesprek leraar. Stel vragen als: “Hoe zorg je ervoor dat je rust in de klas houdt als leerlingen onrustig worden?” of “Wat doe je als twee leerlingen ruzie krijgen tijdens je les?” De antwoorden geven je inzicht in hoe iemand structuur aanbrengt, grenzen stelt en conflicten oplost zonder de relatie met leerlingen te beschadigen.
Communicatie met kinderen vraagt om een specifieke aanpak. Observeer tijdens het gesprek hoe de kandidaat praat over leerlingen. Gebruikt hij of zij respectvolle taal? Toont de kandidaat begrip voor verschillende achtergronden en behoeften? Vraag ook naar ervaringen met oudercontact: “Hoe communiceer je met ouders over zorgen rondom hun kind?” Dit laat zien of iemand diplomatiek kan zijn en constructief kan samenwerken met betrokkenen buiten de school.
Vergeet niet om te vragen naar samenwerking met collega’s. Het onderwijs is teamwerk, dus je wilt weten of iemand goed functioneert in een team van docenten en ondersteunend personeel. Vraag: “Hoe zou je collega’s omschrijven met wie je het beste samenwerkt?” en let op of de kandidaat openstaat voor feedback en bereid is om kennis te delen.
Let tijdens het gesprek ook op non-verbale signalen. Is de kandidaat enthousiast als hij of zij over lesgeven praat? Toont hij of zij geduld als je doorvraagt? Deze observaties zijn vaak net zo waardevol als de antwoorden zelf bij het beoordelen of iemand geschikt is voor het werken met kinderen.
Wat moet je checken tijdens referentiegesprekken met vorige werkgevers? #
Begin je referentiecheck onderwijspersoneel met het verifiëren van basale feiten: de duur van het dienstverband, de functie en de reden van vertrek. Vraag de vorige werkgever vervolgens: “Hoe zou u de prestaties van deze docent in de klas omschrijven?” Dit geeft je een algemeen beeld voordat je doorvraagt op specifieke punten. Let op aarzeling of vaagheid in de antwoorden, want dat kan wijzen op problemen die men liever niet expliciet benoemt.
Vraag concreet naar klassikaal management: “Hoe ging deze docent om met uitdagend gedrag van leerlingen?” en “Waren er klachten van leerlingen of ouders over de aanpak in de klas?” Deze vragen zijn belangrijk omdat problemen met klassenmanagement vaak pas na aanstelling zichtbaar worden, maar grote impact hebben op het functioneren. Een voormalige leidinggevende kan je hier waardevolle informatie over geven.
De relatie met leerlingen en ouders is een ander aandachtspunt. Vraag: “Hoe was het contact met ouders?” en “Kreeg deze docent positieve feedback van leerlingen?” Je wilt weten of iemand in staat is om constructieve relaties op te bouwen met alle betrokkenen. Als een vorige werkgever hier ontwijkend over is, vraag dan door: “Waren er situaties waarin het contact met ouders verbeterd moest worden?”
Let op rode vlaggen zoals: ontwijkende antwoorden over waarom iemand vertrok, vermeldingen van “persoonlijkheidsverschillen” zonder verdere toelichting, of opmerkingen dat iemand “beter past in een andere setting”. Deze signalen kunnen wijzen op problemen met professionaliteit, grensoverschrijdend gedrag of onvermogen om samen te werken. Vraag altijd door als je twijfelt.
Sluit af met de vraag: “Zou u deze persoon opnieuw aannemen voor een vergelijkbare functie?” Het antwoord en vooral de manier waarop het gegeven wordt, zegt vaak meer dan alle eerdere antwoorden samen. Een enthousiast “ja” is een goed teken, terwijl aarzeling of een diplomatisch “dat hangt van de context af” reden geeft tot nader onderzoek.
Hoe beoordeel je of iemand geschikt is voor het werken met kinderen? #
Let tijdens gesprekken op communicatiepatronen die geschiktheid voor kinderen weerspiegelen. Gebruikt de kandidaat begrijpelijke taal als hij of zij over complexe onderwerpen praat? Toont hij of zij geduld als je vraagt om verduidelijking? Iemand die geschikt is voor het werken met kinderen kan informatie op verschillende niveaus uitleggen en past zijn of haar communicatie aan op de ontvanger. Test dit door te vragen: “Hoe zou je dit concept uitleggen aan een leerling die het niet begrijpt?”
Het vermogen om grenzen te stellen is belangrijk voor de veiligheid van leerlingen en de professionaliteit van de docent. Vraag naar situaties waarin de kandidaat nee moest zeggen tegen een leerling of een grens moest bewaken. Goede antwoorden laten zien dat iemand duidelijk kan zijn zonder afwijzend te worden, en dat hij of zij begrijpt waarom professionele afstand nodig is. Wees alert op kandidaten die te vriendschappelijk overkomen of moeite hebben met het benoemen van grenzen.
Empathie en emotionele intelligentie beoordeel je door te vragen naar moeilijke situaties met leerlingen. “Vertel over een leerling die het thuis moeilijk had. Hoe heb je daarop gereageerd?” Luister naar of de kandidaat begrip toont voor de achtergrond van het kind, maar ook of hij of zij professioneel bleef en wist wanneer hulp van anderen nodig was. Te veel emotionele betrokkenheid kan net zo problematisch zijn als te weinig.
Stressbestendigheid test je door te vragen: “Beschrijf een hectische dag waarop alles misging. Hoe hield je het overzicht?” Het onderwijs is veeleisend en onvoorspelbaar, dus je wilt iemand die kalm blijft onder druk en prioriteiten kan stellen. Let op of de kandidaat concrete strategieën noemt voor stressmanagement en of hij of zij leert van moeilijke situaties.
De pedagogische mindset herken je aan hoe iemand over leerlingen praat. Ziet de kandidaat potentieel in elk kind? Gelooft hij of zij dat alle leerlingen kunnen leren, ook als dat extra inspanning kost? Vraag: “Hoe ga je om met een leerling die achterloopt op de rest van de klas?” Goede kandidaten tonen optimisme gecombineerd met realisme en hebben concrete ideeën over differentiatie en begeleiding.
Welke fouten maken scholen vaak bij het screenen van kandidaten? #
De grootste fout is het proces haasten vanwege personeelstekorten. Je voelt de druk om snel iemand voor de klas te hebben, dus je slaat stappen over of neemt genoegen met een kandidaat die “wel oké” lijkt. Dit leidt vaak tot problemen na aanstelling die meer tijd en energie kosten dan een grondige screening had gekost. Neem de tijd voor een volledige procedure, ook als dat betekent dat je tijdelijk met invallers moet werken.
Veel scholen skippen referentiechecks of voeren ze oppervlakkig uit. Je belt de vorige werkgever, vraagt of de feiten kloppen en laat het daarbij. Maar juist de diepere vragen over functioneren, samenwerking en eventuele verbeterpunten geven je waardevolle informatie. Maak referentiechecks een verplichte stap in je screeningsproces en gebruik een vaste vragenlijst zodat je niets vergeet.
Onvoldoende verificatie van diploma’s en certificaten komt vaker voor dan je denkt. Je neemt aan dat kopieën echt zijn of dat iemand die zegt een bepaalde opleiding te hebben dat ook daadwerkelijk heeft. Controleer altijd bij de uitgevende instelling of het diploma klopt en of iemand de vereiste bevoegdheid heeft. Dit voorkomt juridische problemen en beschermt de kwaliteit van je onderwijs.
Een andere veelgemaakte fout is geen onderwijsspecifieke vragen stellen tijdens sollicitatiegesprekken. Je gebruikt dezelfde vragenlijst als voor andere functies en mist daardoor informatie over pedagogische vaardigheden en klassikaal management. Ontwikkel een vragenset specifiek voor onderwijsfuncties die ingaat op situaties die docenten dagelijks tegenkomen.
Scholen negeren soms hun onderbuikgevoel omdat een kandidaat op papier goed lijkt. Als je twijfels hebt over hoe iemand overkomt of als er iets niet klopt in het verhaal, neem die signalen dan serieus. Je intuïtie is vaak gebaseerd op subtiele waarnemingen die je bewust niet kunt benoemen maar wel belangrijk zijn. Bespreek twijfels altijd met collega’s voordat je een beslissing neemt.
Ten slotte betrekken veel scholen te weinig stakeholders bij de beslissing. De schoolleider voert het gesprek en beslist alleen, terwijl teamleden die met de nieuwe collega moeten samenwerken waardevolle input kunnen geven. Laat meerdere mensen kennismaken met kandidaten en bespreek gezamenlijk wie het beste past bij je team en schoolcultuur.
Hoe helpt Wierenga & de Graaf bij het screenen van onderwijskandidaten? #
Wij begrijpen dat kandidaten screenen onderwijs vraagt om specialistische kennis en een zorgvuldige aanpak. Ons team ondersteunt werkgevers bij het opzetten van veilige en effectieve screeningsprocessen die voldoen aan alle wettelijke eisen en tegelijk de juiste kandidaten selecteren voor jouw organisatie.
Onze ondersteuning bij het screenen van onderwijskandidaten omvat:
- Juridische compliance: We zorgen dat je screeningsproces voldoet aan alle wettelijke verplichtingen rondom VOG, geschiktheidsverklaringen en privacywetgeving
- Screeningsprotocollen op maat: We ontwikkelen samen met jou een stappenplan dat past bij jouw schooltype en de specifieke functies waarvoor je werft
- Vragenlijsten voor sollicitatiegesprekken: Je krijgt toegang tot gestructureerde vragensets die pedagogische vaardigheden, klassikaal management en geschiktheid voor kinderen effectief toetsen
- Referentiecheck ondersteuning: We trainen je team in het voeren van grondige referentiegesprekken en kunnen deze checks namens jou uitvoeren
- Risicomanagement: We helpen je rode vlaggen herkennen en adviseren over hoe je omgaat met twijfelgevallen
- Volledige werving en selectie: Van het schrijven van vacatureteksten tot het voeren van sollicitatiegesprekken en assessments, wij nemen het hele traject uit handen
Klaar om jouw screeningsproces voor onderwijspersoneel naar een hoger niveau te tillen? Neem vandaag nog contact met ons op voor een persoonlijk gesprek waarin we verkennen hoe wij jouw school kunnen ondersteunen bij het vinden en selecteren van de beste docenten. Bel ons op 058 303 13 46 of mail naar info@wierenga-degraaf.nl.
Veelgestelde vragen #
Hoe lang duurt een volledig screeningsproces voor een onderwijsfunctie gemiddeld? #
Een zorgvuldig screeningsproces duurt meestal 3 tot 6 weken, afhankelijk van de beschikbaarheid van referenties en de doorlooptijd van documenten zoals de VOG en geschiktheidsverklaring. Plan dit tijdsbestek in bij je wervingsplanning en start op tijd met de procedure om te voorkomen dat je onder druk beslissingen moet nemen. Bij acute vacatures kun je kandidaten voorlopig laten starten terwijl verklaringen nog worden verwerkt, maar alleen onder strikte begeleiding.
Wat doe je als een kandidaat weigert om referenties op te geven van zijn vorige werkgever? #
Een weigering om referenties te delen is een rode vlag die nader onderzoek vereist. Vraag de kandidaat naar de reden en bied alternatieven aan, zoals referenties van collega's of andere leidinggevenden. Als iemand pertinent weigert zonder valide reden, is het verstandig om niet verder te gaan met de aanstelling, omdat transparantie essentieel is bij functies met kinderen. Documenteer deze weigering altijd in je dossier.
Kunnen we een proefles gebruiken als onderdeel van het screeningsproces? #
Ja, een proefles is een uitstekende manier om pedagogische vaardigheden en klassikaal management in de praktijk te observeren. Laat de kandidaat een korte les verzorgen voor een echte klas (met toestemming van ouders) of een simulatieles geven aan collega's. Let daarbij op lesvoorbereiding, interactie met leerlingen, tijdmanagement en hoe de kandidaat omgaat met onverwachte situaties. Combineer de proefles altijd met andere screeningsmethoden voor een compleet beeld.
Hoe vaak moet je een VOG vernieuwen voor bestaand personeel? #
Een VOG is maximaal twee jaar geldig, maar er is geen wettelijke verplichting om deze automatisch te vernieuwen voor zittend personeel dat in dezelfde functie blijft. Wel moet je een nieuwe VOG aanvragen als iemand van functie wisselt naar een rol met meer verantwoordelijkheid of meer contact met kinderen. Veel scholen hanteren een beleid waarbij ze elke 3-4 jaar een nieuwe VOG vragen als onderdeel van goed werkgeverschap en risicomanagement.
Wat zijn de juridische grenzen bij het stellen van vragen over gezondheid tijdens de screening? #
Je mag tijdens het sollicitatiegesprek geen directe vragen stellen over specifieke aandoeningen, handicaps of medische geschiedenis, want dat valt onder discriminatiewetgeving. Je mag wel vragen of iemand fysiek en mentaal in staat is om de functie-eisen uit te voeren, zoals langdurig staan of omgaan met werkdruk. De specifieke gezondheidscheck gebeurt via de bedrijfsarts bij de geschiktheidsverklaring, die gebonden is aan medisch beroepsgeheim en alleen een geschikt/niet-geschikt advies geeft.
Hoe ga je om met internationale kandidaten die geen Nederlandse VOG kunnen overleggen? #
Voor kandidaten uit het buitenland vraag je een Certificate of Conduct (Verklaring Omtrent het Gedrag) aan bij Justis, die internationale strafbladen controleert. De kandidaat moet zelf documenten uit het land van herkomst aanleveren, zoals een 'Certificate of Good Conduct' of politieattest. Dit proces duurt langer (vaak 2-3 maanden), dus start hier vroeg mee. Laat de kandidaat niet onbegeleid met kinderen werken totdat alle verklaringen binnen zijn.
Welke rol speelt de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) bij kandidatenscreening? #
De AVG vereist dat je alleen persoonsgegevens verzamelt die strikt noodzakelijk zijn voor de functie, kandidaten informeert over welke data je verzamelt en waarom, en deze gegevens veilig bewaart met beperkte toegang. Vraag altijd schriftelijke toestemming voordat je referentiechecks uitvoert of medische keuringen aanvraagt. Bewaar screeningsdocumenten van niet-aangenomen kandidaten maximaal 4 weken na afloop van de procedure, tenzij er een juridische reden is voor langere bewaring.
