Wat zijn je rechten als werkgever bij referentieonderzoek?

Als werkgever heb je het recht om referentieonderzoek en achtergrondcontroles uit te voeren bij potentiële werknemers in 2026, maar je moet hierbij wel rekening houden met AVG-privacywetgeving en expliciete toestemmingsvereisten. Je mag werkgerelateerde vragen stellen aan vorige werkgevers over prestaties en gedrag, maar je moet dit AVG-proof uitvoeren en discriminatie strikt voorkomen. Referentiechecks kunnen een juridisch geldige basis vormen voor objectieve wervingsbeslissingen, mits je dit zorgvuldig documenteert en transparante, meetbare criteria hanteert.

Mag je als werkgever altijd referenties en achtergrondcontroles opvragen? #

Je mag als werkgever referentieonderzoek en achtergrondscreening uitvoeren, maar dit is niet onbeperkt toegestaan onder de AVG-wetgeving van 2026. Je hebt altijd expliciete, schriftelijke toestemming van de kandidaat nodig voordat je contact opneemt met vorige werkgevers of referenten. Deze toestemming moet specifiek, vrijwillig en geïnformeerd zijn volgens de strikte AVG-regelgeving en moet duidelijk het doel en de reikwijdte van het onderzoek vermelden. Het referentieonderzoek moet bovendien proportioneel zijn ten opzichte van de functie. Voor een leidinggevende functie kun je uitgebreider onderzoek rechtvaardigen dan voor een junior positie. Je mag alleen referenties opvragen die relevant zijn voor de werkprestaties en het functioneren in de beoogde rol. Let er ook op dat je referentieonderzoek pas uitvoert in een gevorderd stadium van de sollicitatieprocedure. Het is niet toegestaan om al bij de eerste screening referenties op te vragen. Meestal gebeurt dit nadat je een voorkeurskandidaat hebt gekozen en voorafgaand aan het definitieve aanbod. Sommige werkgevers maken referentieonderzoek tot voorwaarde voor aanstelling. Dit is toegestaan, mits je dit duidelijk communiceert in de vacaturetekst of tijdens het sollicitatieproces. Kandidaten kunnen dan een geïnformeerde beslissing maken over hun deelname aan de procedure.

Welke vragen mag je stellen tijdens referentiechecks en achtergrondonderzoek? #

Werkgerelateerde vragen en competentie-assessments zijn toegestaan tijdens referentiechecks en achtergrondscreenings, maar je moet discriminatoire onderwerpen en persoonlijke informatie strikt vermijden. Focus op functie-specifieke aspectos zoals werkprestaties, teamwork vaardigheden, betrouwbaarheid, punctualiteit en bewezen professionele competenties van de kandidaat in vergelijkbare rollen. Toegestane vragen omvatten bijvoorbeeld:

• Hoe waren de werkprestaties van deze medewerker?
• Hoe functioneerde hij/zij in teamverband?
• Was de persoon betrouwbaar en punctueel?
• Welke sterke punten en verbeterpunten zag u?
• Zou u deze persoon opnieuw in dienst nemen?

Verboden zijn vragen over persoonlijke omstandigheden, gezondheid, religie, politieke overtuiging, seksuele geaardheid of zwangerschap. Ook vragen over privésituaties die niet direct werkgerelateerd zijn, zoals financiële problemen of familieomstandigheden, zijn niet toegestaan. Houd je vragen concreet en objectief. Vraag naar specifieke voorbeelden in plaats van algemene oordelen. Dit geeft je betrouwbaardere informatie en voorkomt dat referenten hun persoonlijke vooroordelen laten meespelen in hun beoordeling.

Hoe zorg je dat referentieonderzoek AVG-compliant en juridisch waterdicht is? #

Voor AVG-compliant referentieonderzoek en GDPR-conforme achtergrondscreening moet je expliciete, gedocumenteerde toestemming van de kandidaat verkrijgen, transparant zijn over het doel en de verwerkte persoonsgegevens strikt beperken tot het minimum. Documenteer alle processtappen zorgvuldig voor auditdoeleinden en respecteer de privacy-rechten van alle betrokkenen, inclusief het recht op inzage en correctie. Begin met het verkrijgen van schriftelijke toestemming van de kandidaat. Leg uit welke referenten je gaat benaderen, welke informatie je opvraagt en hoe je deze gebruikt in je besluitvorming. Geef de kandidaat de mogelijkheid om referenten voor te stellen of bepaalde werkgevers uit te sluiten. Beperk de gegevensverzameling tot wat noodzakelijk is voor de functie. Bewaar referentie-informatie niet langer dan nodig en zorg voor veilige opslag. Deel de informatie alleen met personen die betrokken zijn bij de wervingsbeslissing. Informeer referenten over het doel van je onderzoek en vraag alleen om relevante, werkgerelateerde informatie. Leg uit dat hun antwoorden vertrouwelijk behandeld worden en alleen gebruikt worden voor de specifieke sollicitatieprocedure. Houd een register bij van alle referentieonderzoeken, inclusief datum, gesproken personen en verkregen informatie. Dit helpt bij eventuele vragen achteraf en toont aan dat je zorgvuldig te werk bent gegaan.

Wat doe je als een vorige werkgever weigert referenties of informatie te verstrekken? #

Vorige werkgevers hebben geen wettelijke verplichting om uitgebreide referenties of werknemersbeoordelingen te verstrekken, dus weigering is hun volledige recht onder Nederlandse arbeidsrecht. Je kunt dit niet juridisch afdwingen, maar wel alternatieve verificatie- en screeningsmethoden gebruiken zoals diploma-controle, psychometrische assessments, praktijktests of verlengde proefperiodes om kandidaten grondig te beoordelen en risico’s te minimaliseren. Veel werkgevers beperken zich tot het bevestigen van functietitel, werkperiode en salaris om juridische risico’s te vermijden. Dit is een begrijpelijke houding, vooral bij problematische arbeidsrelaties of juridische geschillen in het verleden. Alternatieve verificatiemethoden voor referentieonderzoek bij werving en selectie zijn:

• Diploma- en certificaatcontrole
• Assessment of praktijktests
• Uitgebreide proefperiode
• Referenties van collega’s of klanten
• LinkedIn-aanbevelingen

Vraag de kandidaat om een schriftelijke verklaring waarom arbeidsreferenties niet beschikbaar zijn. Vaak zijn er legitieme redenen zoals bedrijfssluitingen, reorganisaties, faillissementen of overleden leidinggevenden. Een eerlijke en gedetailleerde uitleg kan je helpen de situatie juist in te schatten en het wervingsproces voort te zetten. Overweeg om meer gewicht toe te kennen aan andere selectie-instrumenten en assessment-methoden wanneer referenties ontbreken. Een uitgebreider competentie-interview, praktijkgerichte opdrachten, persoonlijkheidstests of een assessment center kunnen waardevolle informatie opleveren over de geschiktheid en competenties van de kandidaat voor de functie.

Kun je een kandidaat rechtmatig afwijzen op basis van slechte referenties? #

Je mag een kandidaat rechtmatig afwijzen op basis van negatieve arbeidsreferenties, mits deze objectief, werkgerelateerd en controleerbaar zijn. Zorg voor zorgvuldige documentatie van je besluitvorming in het selectiedossier en vermijd discriminatie door consistent dezelfde selectiecriteria toe te passen bij alle kandidaten gedurende het gehele wervingsproces. Belangrijk is dat je de referentie-informatie kritisch en objectief beoordeelt tijdens het selectieproces. Niet alle negatieve feedback is even betrouwbaar, relevant of actueel. Overweeg altijd de context, de betrouwbaarheid van de bron, de specificiteit van de informatie en de tijdsperiode voordat je definitieve conclusies trekt over een kandidaat. Weeg referenties altijd af tegen andere selectie-informatie zoals competentie-interviews, psychologische tests, werkervaring en portfolio’s. Een enkele negatieve referentie hoeft niet doorslaggevend te zijn als andere assessment-resultaten en indicatoren overwegend positief zijn. Zoek naar patronen, consistentie en rode draden in de verschillende informatiebronnen om een compleet beeld te vormen. Documenteer je besluitvorming altijd zorgvuldig in het personeelsdossier. Leg vast welke referentie-informatie je hebt verkregen, van welke bronnen, hoe je deze hebt geëvalueerd volgens welke criteria, en waarom dit uiteindelijk tot afwijzing heeft geleid. Deze grondige documentatie beschermt je organisatie tegen mogelijke discriminatieclaims en juridische procedures achteraf. Overweeg om kandidaten de mogelijkheid te geven om te reageren op negatieve referenties via een gesprek of schriftelijke reactie. Soms zijn er misverstanden, is er sprake van persoonlijke conflicten, of zijn er twee kanten aan het verhaal die relevant zijn. Deze transparante en eerlijke aanpak kan leiden tot betere besluitvorming en toont professioneel HR-handelen volgens moderne recruitment-standaarden. Bij werving en selectie processen is het belangrijk om alle aspecten zorgvuldig uit te voeren, inclusief het referentieonderzoek. Een professionele aanpak zorgt niet alleen voor betere kandidaten, maar beschermt je ook juridisch. Klaar om jouw organisatie naar een hoger niveau te tillen met het beste talent van Friesland? Ontdek de mogelijkheden tijdens een persoonlijke kennismaking. Neem vandaag nog contact met ons op bij Wierenga & De Graaf.

Gerelateerde artikelen #

• Hoe beïnvloedt employer branding je recruitment kosten?
• Wat zijn veelvoorkomende employer branding fouten?
• Welke resultaten kunt u verwachten van een loopbaancoach in Sneek?
• 12 vragen die je moet stellen aan een recruitment bureau
• Hoe kan je zien hoeveel werknemers een bedrijf heeft?