Als werkgever heb je het recht om referentieonderzoek te doen bij potentiële werknemers, maar je moet hierbij wel rekening houden met privacywetgeving en toestemmingsvereisten. Je mag werkgerelateerde vragen stellen aan vorige werkgevers, maar je moet dit AVG-proof uitvoeren en discriminatie voorkomen. Referenties kunnen een geldige basis zijn voor wervingsbeslissingen, mits je dit zorgvuldig documenteert en objectieve criteria hanteert.
Mag je als werkgever altijd referenties opvragen? #
Je mag als werkgever referentieonderzoek uitvoeren, maar dit is niet onbeperkt toegestaan. Je hebt altijd toestemming van de kandidaat nodig voordat je contact opneemt met vorige werkgevers. Deze toestemming moet specifiek, vrijwillig en geïnformeerd zijn volgens de AVG-regelgeving.
Het referentieonderzoek moet bovendien proportioneel zijn ten opzichte van de functie. Voor een leidinggevende functie kun je uitgebreider onderzoek rechtvaardigen dan voor een junior positie. Je mag alleen referenties opvragen die relevant zijn voor de werkprestaties en het functioneren in de beoogde rol.
Let er ook op dat je referentieonderzoek pas uitvoert in een gevorderd stadium van de sollicitatieprocedure. Het is niet toegestaan om al bij de eerste screening referenties op te vragen. Meestal gebeurt dit nadat je een voorkeurskandidaat hebt gekozen en voorafgaand aan het definitieve aanbod.
Sommige werkgevers maken referentieonderzoek tot voorwaarde voor aanstelling. Dit is toegestaan, mits je dit duidelijk communiceert in de vacaturetekst of tijdens het sollicitatieproces. Kandidaten kunnen dan een geïnformeerde beslissing maken over hun deelname aan de procedure.
Welke vragen mag je stellen tijdens een referentiecheck? #
Werkgerelateerde vragen zijn toegestaan tijdens referentiechecks, maar je moet discriminatoire onderwerpen strikt vermijden. Focus op functie-specifieke aspecten zoals werkprestaties, samenwerking, betrouwbaarheid en professionele vaardigheden van de kandidaat.
Toegestane vragen omvatten bijvoorbeeld:
- Hoe waren de werkprestaties van deze medewerker?
- Hoe functioneerde hij/zij in teamverband?
- Was de persoon betrouwbaar en punctueel?
- Welke sterke punten en verbeterpunten zag u?
- Zou u deze persoon opnieuw in dienst nemen?
Verboden zijn vragen over persoonlijke omstandigheden, gezondheid, religie, politieke overtuiging, seksuele geaardheid of zwangerschap. Ook vragen over privésituaties die niet direct werkgerelateerd zijn, zoals financiële problemen of familieomstandigheden, zijn niet toegestaan.
Houd je vragen concreet en objectief. Vraag naar specifieke voorbeelden in plaats van algemene oordelen. Dit geeft je betrouwbaardere informatie en voorkomt dat referenten hun persoonlijke vooroordelen laten meespelen in hun beoordeling.
Hoe zorg je dat je referentieonderzoek AVG-proof is? #
Voor AVG-compliant referentieonderzoek moet je expliciete toestemming van de kandidaat verkrijgen, duidelijk zijn over het doel en de verwerkte gegevens beperken tot het minimum. Documenteer alle stappen zorgvuldig en respecteer de rechten van betrokkenen.
Begin met het verkrijgen van schriftelijke toestemming van de kandidaat. Leg uit welke referenten je gaat benaderen, welke informatie je opvraagt en hoe je deze gebruikt in je besluitvorming. Geef de kandidaat de mogelijkheid om referenten voor te stellen of bepaalde werkgevers uit te sluiten.
Beperk de gegevensverzameling tot wat noodzakelijk is voor de functie. Bewaar referentie-informatie niet langer dan nodig en zorg voor veilige opslag. Deel de informatie alleen met personen die betrokken zijn bij de wervingsbeslissing.
Informeer referenten over het doel van je onderzoek en vraag alleen om relevante, werkgerelateerde informatie. Leg uit dat hun antwoorden vertrouwelijk behandeld worden en alleen gebruikt worden voor de specifieke sollicitatieprocedure.
Houd een register bij van alle referentieonderzoeken, inclusief datum, gesproken personen en verkregen informatie. Dit helpt bij eventuele vragen achteraf en toont aan dat je zorgvuldig te werk bent gegaan.
Wat doe je als een vorige werkgever geen referentie wil geven? #
Werkgevers hebben geen wettelijke verplichting om referenties te verstrekken, dus weigering is hun goed recht. Je kunt dit niet afdwingen, maar wel alternatieve verificatiemethoden gebruiken zoals diploma-controle, assessment of proefperiodes om kandidaten te beoordelen.
Veel werkgevers beperken zich tot het bevestigen van functietitel, werkperiode en salaris om juridische risico’s te vermijden. Dit is een begrijpelijke houding, vooral bij problematische arbeidsrelaties of juridische geschillen in het verleden.
Alternatieve verificatiemethoden zijn:
- Diploma- en certificaatcontrole
- Assessment of praktijktests
- Uitgebreide proefperiode
- Referenties van collega’s of klanten
- LinkedIn-aanbevelingen
Vraag de kandidaat om een verklaring waarom referenties niet beschikbaar zijn. Vaak zijn er legitieme redenen zoals bedrijfssluitingen, reorganisaties of overleden leidinggevenden. Een eerlijke uitleg kan je helpen de situatie juist in te schatten.
Overweeg om meer gewicht toe te kennen aan andere selectie-instrumenten wanneer referenties ontbreken. Een grondiger interview, praktijkopdracht of assessment kan waardevolle informatie opleveren over de geschiktheid van de kandidaat.
Kun je een kandidaat afwijzen op basis van slechte referenties? #
Je mag een kandidaat rechtmatig afwijzen op basis van negatieve referenties, mits deze objectief en werkgerelateerd zijn. Zorg voor zorgvuldige documentatie van je besluitvorming en vermijd discriminatie door consistent dezelfde criteria toe te passen bij alle kandidaten.
Belangrijk is dat je de referentie-informatie kritisch beoordeelt. Niet alle negatieve feedback is even betrouwbaar of relevant. Overweeg de context, de bron en de specificiteit van de informatie voordat je conclusies trekt.
Weeg referenties af tegen andere selectie-informatie zoals interviews, testen en werkervaring. Een enkele negatieve referentie hoeft niet doorslaggevend te zijn als andere indicatoren positief zijn. Zoek naar patronen en consistentie in de verschillende informatiebronnen.
Documenteer je besluitvorming zorgvuldig. Leg vast welke referentie-informatie je hebt verkregen, hoe je deze hebt geëvalueerd en waarom dit tot afwijzing heeft geleid. Dit beschermt je tegen mogelijke discriminatieclaims achteraf.
Overweeg om kandidaten de mogelijkheid te geven op negatieve referenties te reageren. Soms zijn er misverstanden of zijn er twee kanten aan het verhaal. Deze transparante aanpak kan leiden tot betere besluitvorming en toont professioneel handelen.
Bij werving en selectie processen is het belangrijk om alle aspecten zorgvuldig uit te voeren, inclusief het referentieonderzoek. Een professionele aanpak zorgt niet alleen voor betere kandidaten, maar beschermt je ook juridisch. Klaar om jouw organisatie naar een hoger niveau te tillen met het beste talent van Friesland? Ontdek de mogelijkheden tijdens een persoonlijke kennismaking. Neem vandaag nog contact met ons op bij Wierenga & De Graaf.
