Het evalueren van je wervingsproces helpt je om knelpunten te identificeren, kosten te verlagen en betere kandidaten aan te trekken. Je houdt cijfers bij zoals doorlooptijd en kandidaattevredenheid, vraagt systematisch feedback van sollicitanten, en past je aanpak regelmatig aan op basis van de resultaten. Een goede evaluatie zorgt voor een efficiënter proces en een betere kandidaatervaring.
Waarom is het evalueren van je wervingsproces zo belangrijk? #
Het regelmatig evalueren van je wervingsproces bespaart je tijd, geld en zorgt voor betere hires. Voor MKB-bedrijven in Friesland betekent dit dat je sneller de juiste mensen vindt zonder onnodige kosten te maken. Een goed geëvalueerd proces trekt bovendien meer gekwalificeerde kandidaten aan omdat ze een professionele ervaring hebben.
De praktische voordelen zijn direct merkbaar in je dagelijkse werking. Je verkort de tijd die vacatures openstaan, waardoor je productiviteit minder lang wordt beïnvloed door onderbezetting. Tegelijkertijd verbeter je de kandidaatervaring, wat betekent dat goede professionals jouw bedrijf positief onthouden en mogelijk later alsnog solliciteren.
Voor Friese ondernemers is dit extra relevant omdat de lokale arbeidsmarkt relatief klein is. Een slechte ervaring verspreidt zich snel, terwijl een goede reputatie als werkgever juist kandidaten aantrekt. Door je proces te evalueren, bouw je systematisch aan een sterkere positie op de regionale arbeidsmarkt.
Welke cijfers en gegevens moet je bijhouden tijdens het wervingsproces? #
De belangrijkste metrics voor MKB-bedrijven zijn time-to-hire (gemiddelde doorlooptijd), cost-per-hire (kosten per aangenomen kandidaat), en het aantal gekwalificeerde sollicitaties per vacature. Deze cijfers geef je direct inzicht in de efficiëntie van je wervingsproces zonder dat je complexe systemen nodig hebt.
Houd ook bij hoeveel kandidaten elke fase van je proces doorlopen. Tel bijvoorbeeld het aantal cv’s dat binnenkomt, hoeveel eerste gesprekken je voert, en hoeveel mensen je uiteindelijk aanbiedt. Deze conversiecijfers tonen waar kandidaten afhaken en waar je proces mogelijk te streng of juist te soepel is.
Voor het verzamelen van deze data heb je geen dure software nodig. Een simpele spreadsheet waarin je per vacature de startdatum, aantal sollicitaties, gespreksdata en einddatum noteert, geeft al veel inzicht. Voeg daar de kosten voor advertenties en externe hulp aan toe, en je hebt een compleet overzicht van je wervingsprestaties.
Hoe vraag je feedback van kandidaten op een nuttige manier? #
Vraag feedback binnen een week na de laatste interactie met kandidaten, zowel van degenen die je hebt afgewezen als van wie je hebt aangenomen. Gebruik korte, concrete vragen over de duidelijkheid van communicatie, de professionaliteit van gesprekken en de snelheid van het proces. Houd het simpel met maximaal vijf vragen.
De beste timing is cruciaal voor bruikbare feedback. Kandidaten die net zijn afgewezen, reageren vaak emotioneel, dus wacht een paar dagen. Voor aangenomen kandidaten is het ideale moment na hun eerste werkweek, wanneer ze het hele proces kunnen overzien maar de ervaring nog vers in het geheugen ligt.
Maak feedback vragen zo concreet mogelijk. In plaats van “Hoe vond je het proces?” vraag je “Was de informatie over de functie tijdens het eerste gesprek compleet genoeg?” of “Hoeveel dagen duurde het voordat je reactie kreeg na je sollicitatie?” Dit levert actionable informatie op die je direct kunt gebruiken voor verbeteringen.
Wat zijn de meest voorkomende knelpunten in wervingsprocessen? #
De grootste problemen in MKB-wervingsprocessen zijn lange doorlooptijden door onduidelijke besluitvorming, slechte communicatie naar kandidaten over de volgende stappen, en vacatureteksten die niet aansluiten bij wat kandidaten zoeken. Deze knelpunten leiden tot het verliezen van goede kandidaten aan concurrenten die sneller handelen.
Veel bedrijven worstelen ook met onrealistische functie-eisen. Ze zoeken naar de perfecte kandidaat die alle gewenste vaardigheden al beheerst, terwijl ze beter kunnen focussen op potentie en leervermogen. Dit is vooral relevant bij specialistische functies waar de perfecte match simpelweg niet bestaat op de Friese arbeidsmarkt.
Een ander veelvoorkomend probleem is het ontbreken van een gestructureerde aanpak. Verschillende mensen in het bedrijf stellen verschillende vragen, er zijn geen duidelijke criteria voor beoordeling, en beslissingen worden uitgesteld omdat niemand de verantwoordelijkheid neemt. Dit creëert verwarring bij kandidaten en inefficiëntie in je eigen organisatie.
Hoe vaak moet je je wervingsproces evalueren en aanpassen? #
Evalueer je wervingsproces na elke drie tot vijf vacatures, of minimaal elk kwartaal als je weinig werft. Voor MKB-bedrijven die regelmatig personeel zoeken, is een maandelijkse korte evaluatie ideaal. Zo kun je trends herkennen en snel bijsturen zonder dat problemen zich opstapelen.
De evaluatiefrequentie hangt af van je wervingsvolume en beschikbare HR-resources. Een klein bedrijf dat twee keer per jaar iemand zoekt, kan volstaan met een evaluatie na elke wervingsronde. Grotere MKB-bedrijven die maandelijks vacatures hebben, hebben baat bij een standaard evaluatiecyclus waarin ze systematisch hun proces doorlichten.
Plan evaluatiemomenten in je agenda, net zoals andere belangrijke bedrijfsactiviteiten. Behandel het niet als iets wat je doet “als je tijd hebt”, maar als een investering in de toekomst van je bedrijf. Een uur evalueren kan je tientallen uren frustratie en kosten besparen bij volgende wervingsrondes.
Welke concrete stappen neem je na een evaluatie van je wervingsproces? #
Begin met het prioriteren van de gevonden knelpunten op basis van impact en haalbaarheid. Pak eerst de quick wins aan die weinig tijd kosten maar direct resultaat opleveren, zoals het verbeteren van je standaard communicatie naar kandidaten. Maak vervolgens een actieplan voor complexere verbeteringen met duidelijke deadlines en verantwoordelijkheden.
Communiceer alle wijzigingen helder naar iedereen die betrokken is bij werving en selectie. Zorg dat leidinggevenden die gesprekken voeren, weten welke nieuwe aanpak je hanteert. Documenteer de veranderingen zodat je consistent blijft, ook als verschillende mensen het proces uitvoeren.
Meet na implementatie of je verbeteringen daadwerkelijk werken. Vergelijk je nieuwe cijfers met de oude metrics die je hebt bijgehouden. Als een aanpassing niet het gewenste effect heeft, pas dan bij zonder aarzeling. Het doel is een werkend wervingsproces, geen perfect theoretisch model dat niet past bij jouw bedrijfscultuur.
Een goed geëvalueerd wervingsproces is de basis voor succesvolle werving en selectie. Door systematisch te kijken naar wat werkt en wat beter kan, bouw je aan een efficiënte aanpak die de juiste mensen naar jouw bedrijf trekt. De investering in evaluatie betaalt zich terug in betere hires, lagere kosten en een sterkere reputatie als werkgever.
Klaar om jouw organisatie naar een hoger niveau te tillen met het beste talent van Friesland? Ontdek de mogelijkheden tijdens een persoonlijke kennismaking. Neem vandaag nog contact met ons op bij Wierenga & De Graaf.
