Werving en selectie bestaat uit verschillende duidelijke fasen die elkaar opvolgen. Het proces begint met voorbereiding en functieomschrijving, gevolgd door de wervingsfase waarin kandidaten worden gezocht. Daarna volgt de selectiefase met gesprekken en assessments, besluitvorming en communicatie naar kandidaten, contractonderhandeling en indiensttreding, en ten slotte het vermijden van juridische valkuilen. Een gestructureerde aanpak zorgt voor betere resultaten en voorkomt juridische problemen.
Waarom is een gestructureerd wervings- en selectieproces belangrijk? #
Een systematische aanpak bij werving en selectie zorgt voor betere kwaliteit van nieuwe medewerkers en voorkomt kostbare fouten. Zonder structuur loop je het risico op discriminatie, slechte matches en hoge kosten door verkeerde keuzes.
Juridisch gezien beschermt een gestructureerd proces je tegen claims en rechtszaken. Je kunt aantonen dat alle kandidaten eerlijk en volgens de wet zijn behandeld. Dit is vooral belangrijk omdat de Algemene wet gelijke behandeling strenge regels stelt aan wervingsprocessen.
De kosten van een verkeerde aanname zijn hoog. Denk aan ontslagvergoedingen, tijd van leidinggevenden, en de impact op teamdynamiek. Een goede structuur helpt je deze risico’s te minimaliseren.
Voor de kwaliteit van nieuwe medewerkers maakt het verschil tussen willekeurig kiezen en bewust selecteren. Je krijgt mensen die niet alleen nu geschikt zijn, maar ook groeipotentie hebben voor de toekomst.
Wat is de eerste fase: voorbereiding en functieomschrijving? #
De voorbereidingsfase start met een grondige functieanalyse waarin je precies bepaalt wat de rol inhoudt. Je stelt vast welke taken, verantwoordelijkheden en competenties nodig zijn, zowel voor nu als voor de toekomst.
Begin met gesprekken met de direct leidinggevende en toekomstige collega’s. Wat zijn de dagelijkse werkzaamheden? Welke uitdagingen komen er op de organisatie af? Deze informatie vertaal je naar concrete functie-eisen.
De vacaturetekst die hieruit voortkomt moet voldoen aan wettelijke vereisten. Vermijd discriminerende termen zoals ‘jonge collega’ of ‘native speaker’. Focus op competenties en resultaten die je zoekt.
Let ook op praktische zaken zoals salarisindicatie, werktijden en secundaire arbeidsvoorwaarden. Transparantie in deze fase voorkomt teleurstellingen later in het proces.
Hoe verloopt de wervingsfase en waar moet je op letten? #
De wervingsfase draait om het bereiken van de juiste kandidaten via verschillende kanalen. Denk aan jobboards, social media, je eigen netwerk en professionele platforms zoals LinkedIn.
Een multichannel-aanpak werkt het beste. Plaats je vacature niet alleen op je website, maar zet ook in op social recruitment en actieve netwerksearch. De beste kandidaten zijn vaak niet actief op zoek, dus je moet hen weten te vinden en te triggeren.
Juridisch moet je opletten met discriminatieverboden. Je mag niet selecteren op leeftijd, geslacht, afkomst of andere beschermde kenmerken. Ook je beeldmateriaal en taalgebruik moeten inclusief zijn.
Privacy-wetgeving speelt ook een rol. Informeer kandidaten over hoe je hun gegevens gebruikt en bewaar cv’s niet langer dan nodig. Maak dit duidelijk in je privacy statement.
Wat gebeurt er tijdens de sollicitatie- en selectiefase? #
De selectiefase begint met een voorselectie op basis van cv’s en motivatiebrieven. Maak vooraf duidelijke criteria waarop je beoordeelt, zodat je consistent en objectief kunt selecteren.
Sollicitatiegesprekken voer je het beste in meerdere rondes. Een eerste kennismakingsgesprek om de basis te checken, gevolgd door een diepgaander gesprek met de leidinggevende en mogelijk toekomstige collega’s.
Assessments en testen kunnen waardevol zijn, maar alleen als ze relevant zijn voor de functie. Game-based assessments geven bijvoorbeeld inzicht in competenties en persoonlijkheid, wat meer zegt dan alleen verleden prestaties.
Juridisch mag je alleen vragen stellen die relevant zijn voor de functie. Vragen over zwangerschap, politieke voorkeur of geloof zijn verboden. Houd je aan de wet en documenteer je beslissingen goed.
Hoe maak je de juiste beslissing en communiceer je deze? #
De besluitvorming doe je op basis van vooraf vastgestelde criteria. Vergelijk kandidaten objectief en betrek alle relevante stakeholders bij de finale keuze.
Maak een scorematrix met de belangrijkste competenties en eigenschappen. Dit helpt je een onderbouwde keuze te maken en voorkomt dat je je laat leiden door sympathie of eerste indrukken.
Communicatie naar kandidaten moet snel en respectvol gebeuren. Geef de gekozen kandidaat binnen een week na het laatste gesprek bescheid. Ook afgewezen kandidaten verdienen een nette afmelding met feedback.
Referentiecontroles doe je alleen met toestemming van de kandidaat. Check bij vorige werkgevers of de informatie klopt en vraag naar werkhouding en prestaties.
Wat komt er kijken bij contractonderhandeling en indiensttreding? #
De contractfase start met onderhandelingen over arbeidsvoorwaarden. Bespreek salaris, vakantiedagen, werktijden en andere voorwaarden. Zorg dat beide partijen tevreden zijn met de afspraken.
Het arbeidscontract moet voldoen aan alle wettelijke eisen. Denk aan proeftijd (maximaal 2 maanden), functiebeschrijving, en eventuele concurrentiebedingen. Laat dit bij twijfel controleren door een jurist.
Onboarding is belangrijk voor een goede start. Zorg dat de nieuwe medewerker zich welkom voelt en snel productief kan worden. Een goed onboarding programma verhoogt de betrokkenheid en verlaagt het verloop.
Wettelijke verplichtingen bij indiensttreding zijn onder andere aanmelding bij de belastingdienst, zorgverzekering en pensioenfonds. Vergeet ook niet de arbo-keuring indien vereist voor de functie.
Welke juridische valkuilen moet je vermijden tijdens het hele proces? #
Discriminatie is de grootste juridische valkuil. De Algemene wet gelijke behandeling verbiedt onderscheid op basis van leeftijd, geslacht, afkomst, religie en andere beschermde kenmerken. Dit geldt voor alle fasen van het proces.
Privacy-wetgeving (AVG) stelt strenge eisen aan het verzamelen en bewaren van persoonlijke gegevens. Vraag alleen informatie die relevant is, informeer kandidaten over het doel, en bewaar gegevens niet langer dan nodig.
Arbeidsrechtelijke valkuilen zijn onder andere verkeerde contractvormen, te lange proeftijden, of onterechte concurrentiebedingen. Zorg dat je contracts juridisch in orde zijn.
Documenteer het hele proces goed. Als er later vragen of klachten komen, kun je aantonen dat je correct hebt gehandeld. Bewaar gespreksverslagen, beoordelingen en correspondentie systematisch.
Klaar om jouw organisatie naar een hoger niveau te tillen met het beste talent van Friesland? Een professioneel wervings- en selectieproces maakt het verschil tussen een goede en een perfecte match. Bij Wierenga & De Graaf begrijpen we dat elke organisatie uniek is en verdient daarom een persoonlijke aanpak. Als ervaren partner voor werkgevers ontdekken we samen de mogelijkheden tijdens een persoonlijke kennismaking en neem vandaag nog contact met ons op.
