Wat is offboarding?

Goed afscheid nemen van vertrekkende werknemers is net zo belangrijk als het uitleggen van de welkomstmat voor nieuw talent. Toch krijgt offboarding in veel organisaties veel minder aandacht dan onboarding. Wat betekent offboarding en welke stappen moet je zetten?

Afscheid nemen hoeft geen pijn te doen. Wie een goed offboardingtraject heeft, bespaart geld, wint ambassadeurs en krijgt waardevolle feedback die je kunt toepassen om je instroom en personeelsretentie te verbeteren.

Wat is offboarding?

Het hele proces van afscheid nemen van de werknemer. Denk bijvoorbeeld aan het exitgesprek, maar ook aan contact houden met voormalig werknemers, de overdracht van kennis aan collega’s of opvolgers en het informeren van klanten of andere externe relaties.

Ofboarding kan niet los worden gezien van onboarding. Beiden zijn aspecten van de levensloop van de medewerker binnen de organisatie, schrijft Ardiënne Verhoeven in haar boek Onboarding. “Op een goede en professionele manier afscheid nemen van vertrekkende medewerkers kan veel voordelen opleveren voor de organisatie. Juist ook voor de instroom en onboarding van nieuwkomers.”

Waarom zou je investeren in offboarding?

Offboarding kent meerdere doelen. Het is belangrijk om als werkgever en werknemer goed uit elkaar te gaan. Het is bijna vergelijkbaar met geliefden die uit elkaar gaan. Je kunt er een vechtscheiding van maken en je ex zo veel mogelijk zwart maken bij wederzijdse vrienden, of je kunt besluiten dat je samen een goede tijd hebt gehad, maar dat het tijd is om uit elkaar te gaan en elkaar het beste te gunnen.

Werknemers die met een goed gevoel de organisatie verlaten, kunnen een ambassadeursrol vervullen. Zij zullen eerder geneigd zijn om de organisatie als goede werkgever aan te bevelen.

Ook houdt je met een warm afscheid de deur open voor zogenaamde boemerangrecruitment. Dit houdt in dat mensen bij jou vertrekken, elders waardevolle ervaring opdoen en dan weer terugkomen op het oude nest.

Bovendien kun je er veel van leren wanneer je de werknemer naar zijn vertrekmotieven vraagt. Past hij niet bij de organisatie? Dat kan belangrijke informatie zijn voor je recruitment. Moet er iets veranderen aan de arbeidsvoorwaarden? Biedt de organisatie voldoende doorgroeimogelijkheden? Zijn er problemen met het leiderschap?

Offboarding: het exitgesprek

In Het Grote Gesprekkenboek geeft Jacco van den Berg vier goede redenen voor het voeren van een exitgesprek. De informatie uit exitgesprekken kan worden gebruikt om:
• bronnen van onvrede aan te pakken;
• selectiecriteria bij te stellen;
• het inwerkprogramma te verbeteren;
• de stijl van leidinggeven aan te passen.

De opbouw van een exitgesprek:

Het exitgesprek begint met een kop koffie en een praatje over koetjes en kalfjes. Het is belangrijk dat de vertrekkende medewerker zich op zijn gemak voelt. Vervolgens geeft de neutrale gespreksleider de structuur aan:

• het doel van het gesprek;
• wat er met de informatie gebeurt (met wie de informatie wordt gedeeld);
• hoelang de verstrekte informatie bewaard blijft;
• dat alles wat de medewerker vertelt vertrouwelijk is;
• hoelang het gesprek ongeveer gaat duren.

Een exitinterview levert meer waardevolle informatie op als het door een neutrale collega wordt afgenomen en niet door een directe collega of de leidinggevende van de vertrekker. Het is immers nog maar de vraag of de vertrekker aan zijn leidinggevende vertelt dat hij de voornaamste reden is van het vertrek. En als hij dat wel durft, of de leidinggevende dit wel eerlijk communiceert naar bijvoorbeeld de afdeling HR

Opbrengst van het exitgesprek

Maar hoe toon je aan dat het exitgesprek ook echt wat oplevert? Van den Berg geeft een rekenvoorbeeld. “Een middelgrote organisatie kent veel personeelsverloop en houdt zo’n vijftig exitgesprekken per jaar. Uitgaande van 1.000 euro kosten voor een gesprek, bedragen de jaarkosten 50.000 euro. De schattingen over gemiddelde vertrekkosten, dat wil zeggen van het moment dat iemand opzegt tot het moment dat zijn leidinggevende diep ademhaalt en zegt dat de nieuweling weer redelijk op eigen benen kan staan, lopen tussen de 15.000 en 75.000 euro. Als het gemiddelde wordt genomen, bedragen de vertrekkosten 45.000 euro.

De uit deze exitgesprekken verkregen informatie wordt in beleid omgezet dat een veel genoemde vertrekreden wegneemt waardoor het vroegtijdige en ongewenste verloop van medewerkers wordt tegengegaan. Stel nu dat er één medewerker is die, door een beleidsaanpassing, besluit om de organisatie niet te verlaten, dan speelt de organisatie gemiddeld bezien al quitte.”

Offboarding: cybersecurity

Wanneer oud-werknemers toegang blijven houden  tot e-mailaccounts of bedrijfsnetwerken, loop je het risico op datalekken. Er zijn talloze voorbeelden van ex-werknemers die zich toegang verschaften tot de netwerken van hun voormalig werkgever om bedrijfsgevoelige informatie te gebruiken ten behoeve van hun nieuwe werkgever of om moedwillig schade aan te richten.

Uit Amerikaans onderzoek (2017) onder vijfhonderd IT-managers bleek dat een kwart van de organisaties er een week of langer over doet om de toegang van ex-werknemers tot de bedrijfssystemen te blokkeren. Een op de vijf respondenten zei dat er wel eens een datalek was veroorzaakt doordat ex-werknemers toegang hadden tot de systemen.

  • Zorg dat wachtwoorden worden gereset. Vergeet hierbij ook de gedeelde accounts niet waarbij meerdere werknemers met dezelfde gebruikersnaam en wachtwoord inloggen.
  • Laat zakelijke mail doorsturen naar de opvolger van de medewerker of de contactpersoon die de taken waarneemt
  • Verwijder de werknemer uit de vergaderagenda.

Boemerang-recruitment

Veel organisaties investeren tijd in een alumninetwerk: een netwerk van voormalige medewerkers, schrijft Verhoeven in Onboarding. Een van de doelstellingen van het netwerk is het opnieuw aannemen van vertrekkers. Ze komen terug als een boemerang, vandaar de term ‘boemerang-recruitment’.

Het rekruteren van een boemerang bespaart 30 tot 60 procent op de kosten van het rekruteren van ‘gewone’ nieuwe medewerkers.

Uit het Amerikaanse onderzoek Gone today but here tomorrow (Shipp e.a. 2014) blijkt dat niet alle alumni ook boemerangkandidaten zijn. Het onderzoek vond plaats bij een grote professionele service organisatie en onderzocht de verschillen tussen vertrekkers die terugkeerden als boemerangs en de vertrekkers die echte alumni bleven. Hun paden bleken er anders uit te zien. Door te focussen op deze verschillen tijdens het vertrek, kan gerichter worden ingezet op die doelgroep die een verhoogde kans heeft terug te komen.

Als uitgangspunt namen de onderzoekers de reden van vertrek. Ze maakten een onderscheid tussen de volgende redenen:

  • Pushfactoren. Vertrek wordt veroorzaakt door intrinsieke factoren; medewerkers zijn bijvoorbeeld ontevreden over de organisatie.
  • Pullfactoren. Vertrek wordt veroorzaakt door extrinsieke factoren; medewerkers krijgen een heel mooi aanbod van een ander bedrijf.
  • Shocks. Vertrek wordt veroorzaakt door een gebeurtenis die aan het begin staat van het besluit te vertrekken uit een baan. Dit kunnen positieve, negatieve, verwachte of onverwachte, baangerelateerde of privé-zaken zijn. Denk aan de geboorte van een kind of een partner die een andere baan krijgt. Die shock kan ertoe leiden dat de persoonlijke waarden, doelen en de manier om die doelen te bereiken niet meer passen bij de waarden en doelen van de organisatie.

Het meeste kans van slagen op terugkeer hebben de mensen die om een persoonlijke shock vertrekken. Of vertrekken omdat ze een alternatieve baan aangeboden wordt. Wanneer mensen weggaan om een positieve werkgerelateerde shock (zoals een alternatieve baan) worden ze vaker boemerang dan alumni.

Alumni-netwerk

Het onderhouden van een warme band met ex-werknemers is niet alleen goed met het oog op boemerang-recruitment, maar ook voor referral-recruitment. Wanneer mensen met een goed gevoel terugkijken op hun loopbaan bij en afscheid van de organisatie, zijn ze sneller geneigd om jou aan te bevelen als goede werkgever.

Hoe zorg je voor een bloeiend alumni-netwerk?

  1. Weet wat je wil met je alumni -netwerk. Is het alleen bedoeld om de lijnen met mogelijke boemerang-kandidaten open te houden, bedenk dan aan welke criteria potentiële kandidaten moeten voldoen.
  2. Zorg dat het bekend is. Eigenlijk moet je mensen al op het bestaan van het alumni-netwerk wijzen op het moment dat ze de organisatie als nieuwe werknemer binnenkomen. Laat weten dat je wilt investeren in de relatie, ook wanneer ze besluiten de organisatie weer te verlaten.
  3. Gebruik het exitgesprek om kandidaten voor het alumni-netwerk uit te nodigen.
  4. Nodig de alumni uit voor netwerkbijeenkomsten en bedrijfsactiviteiten die voor hen relevant zijn, zoals congressen en webinars. Zijn er belangrijke ontwikkelingen in jouw organisatie of de bedrijfstak waarin je werkzaam bent? Deel de informatie niet alleen met de huidige werknemers maar ook met je alumni.
  5. Toon interesse in de loopbaan en behaalde successen van je alumni.
  6. Vraag alumni om hun ideeën en meningen te delen in enquêtes en polls.
  7. Zorg dat de band persoonlijk blijft. Vraag ook het management mee te werken door netwerkbijeenkomsten te bezoeken of actief te participeren op het online platform.


Checklist

Net als bij onboarding is het belangrijk om een draaiboek te hebben voor onboarding. Wanneer de stappen duidelijk zijn, zorg je ervoor dat het afscheid van de werknemer prettig verloopt en alle partijen met een goed gevoel op de samenwerking kunnen terugkijken.

De belangrijkste aandachtspunten:

☑ De planning – de laatste werkdag komt eerder dan je denkt
☑ Communicatie – voorkom roddels en geruchten
☑ Administratieve afronding – werk losse eindjes weg
☑ Overdracht van kennis en taken
☑ Inleveren bedrijfseigendommen
☑ Exitgesprek – je kunt veel leren van de feedback
☑ Bedank de werknemer – ook goed voor de moraal van de achterblijvers
☑ Alumni-netwerk – maak een ambassadeur van de ex-werknemer
☑ Evaluatie

 

 

bron: PWnet
Pagina delen:

Waarom kiezen voor Wierenga & De Graaf?

  • We zijn dé specialist in werving en selectie voor vaste, interim- en detacherings-functies op HBO+ niveau.
  • Ons uitgangspunt is altijd een gedeeld belang en een gezamenlijke ambitie.
  • Wij bieden employee & job branding, onboarding, loopbaanadvisering en persoonlijke- en leiderschapsontwikkeling.
Direct contact
Op zoek naar een nieuwe uitdaging? Bekijk alle vacatures