Virtuele vergaderingen zijn ‘hot’ momenteel. Niet dat er voor de coronapandemie geen videovergaderingen werden gehouden, maar nu zijn ze de regel, terwijl ze vroeger eerder de uitzondering waren.

Het toegenomen gebruik van platformen als Zoom en Microsoft Teams heeft nieuwe focus gelegd op het belang van etiquette in virtuele vergaderingen. Op deze platformen loop je immers een groter risico om een uitschuiver te maken, waardoor je collega’s, klanten of managers je professionalisme in twijfel trekken.

14 etiquettetips voor videovergaderingen

Met deze 14 etiquettetips voor videovergaderingen blijf je daar alvast van gespaard:

1. Test of alles werkt

Test vooraf je technologie – computer, apps, camera en microfoon – zodat je zeker weet dat alles werkt als het zover is. Je wilt immers niet dat een vergadering vertraging oploopt omdat niemand jou kan zien of horen.

2. Zorg voor een goede organisatie

Ben jij de organisator van de virtuele vergadering? Houd je dan aan de agenda. Bij een onlinevergadering hebben we snel de neiging om af te glijden naar andere onderwerpen. Alles ziet er immers wat informeler uit, omdat iedereen thuiswerkt aan de eettafel, in de logeerkamer enz. Probeer voor meer productiviteit en focus het aantal agendapunten te beperken en bezorg de agenda vooraf aan de deelnemers.

3. Wees klaar voor het scherm

Een groot voordeel van thuiswerk is dat je je wat informeler kunt kleden. Maar videovergaderingen zorgen toch voor een zekere beperking op dat vlak. Je hoeft niet strak in het pak te zitten, maar een nette, professioneel ogende outfit is geen overbodige luxe. Vergeet ook niet even in de spiegel te kijken voor de vergadering start. Je wilt immers niet dat iets de aandacht van je boodschap afleidt. Door je ‘s morgens aan te kleden voor de werkdag creëer je bovendien een productieve mindset. Let op: draag je een net hemd boven een trainingsbroek, vergeet dan niet eerst de vergadering volledig af te sluiten voor je opstaat.

4. Controleer je achtergrond

De beste achtergrond voor videovergaderingen is relatief leeg en leidt de aandacht niet af. Ga na of er geen vuile vaat of was te zien is op de achtergrond. Bij heel wat virtuele vergaderplatformen kun je de achtergrond indien nodig aanpassen of vervagen. Controleer ook of er voldoende licht is, zodat iedereen je goed kan zien.

5. Spreek duidelijk

Spreek langzaam en articuleer goed tijdens onlinevergaderingen. De kwaliteit van de internetverbinding thuis kan variëren, net als de betrouwbaarheid van de apparaten. Houd er rekening mee dat er vaak een kleine vertraging optreedt als iemand praat. Wacht dus even nadat je een vraag gesteld hebt of nadat iemand een antwoord gegeven heeft. Het is immers makkelijk om elkaar ongewild te onderbreken.

6. Kijk in de lens

Er is heel wat te zien op je scherm tijdens virtuele vergaderingen: beelden van jezelf en je collega’s, de hoofdpresentatie of een transcript van het gesprek tussen de deelnemers. Naast het scherm heb je dan weer je partner of kinderen die in huis rondlopen. Maak oogcontact met anderen in de vergadering door naar de camera te kijken terwijl je praat en luistert.

7. Probeer persoonlijk contact te maken

Het is belangrijk om empathie te tonen en niet gewoon als collega’s met elkaar om te gaan, maar vooral als mensen, zeker in moeilijke tijden als deze. Managers die virtuele vergaderingen organiseren, kunnen bij het begin (of het einde) misschien wat tijd inbouwen om te vragen hoe het gaat met iedereen.

8. Vind een plek zonder lawaai (voor zover mogelijk)

Idealiter zit je in een rustige kamer waarvan je de deur kunt sluiten. Als je geen privacy hebt voor een videovergadering, kies dan een ruimte waar je huisgenoten het minst vaak komen. Leg uit aan huisgenoten, partner en/of kinderen dat je een werkvergadering hebt en in die tijd niet beschikbaar bent. Probeer huisdieren indien mogelijk in een andere kamer te houden. En vergeet niet om de meldingen op je computer en persoonlijke apparaten uit te schakelen.

9. Gebruik de mute-knop

Heb je geen ruimte zonder lawaai? Bij de meeste videoconferencingdiensten kun je de vergadering volgen in gedempte stand. Demp je microfoon wanneer je niet aan het woord bent, zodat de deelnemers kunnen praten zonder gestoord te worden door het geblaf van je hond.

10. Let op wanneer je je scherm deelt

Als je je scherm deelt tijdens een videovergadering, zorg dan dat er zo weinig mogelijk vensters en tabbladen openstaan, zodat de deelnemers makkelijk kunnen volgen. Sluit alle documenten die je niet wilt delen en schakel alle berichtmeldingen tijdelijk uit tijdens de presentatie.

11. Ga voor een verfijnd filtergebruik

Ook die virale foto gezien van de manager die zichzelf per ongeluk in een aardappel veranderde met een Microsoft Teams-filter? Grappig verhaal, maar meteen ook een goede waarschuwing! Zorg dat je eerst leert werken met de beschikbare filters voor je deelneemt aan een videovergadering. De disco-avocadofilter waarmee je gisteren je vrienden wist te entertainen, zal wellicht minder indruk maken op de klant die vandaag voor je zit. De essentie: zorg dat je weet hoe je filters gebruikt en ken je doelpubliek.

12. Wees voorzichtig met berichten

Wees voorzichtig als je berichten stuurt naar deelnemers tijden onlinevergaderingen. Als je je negatief uitlaat over iemand (wat je sowieso niet zou mogen doen) en je bericht komt per ongeluk bij de verkeerde persoon of in het transcript terecht, dan kan dat zowel jullie relatie als je reputatie ernstig schaden.

13. Vermijd multitasking

De etiquette voor virtuele vergaderingen schrijft voor dat we ons er niet toe laten verleiden om het nieuws, sociale media of onze e-mail te checken. Wie niet aandachtig is tijdens de vergadering, wordt snel ontmaskerd. Bovendien is het nogal wiedes dat niemand je wil zien of horen eten. Zelfs niet op het middaguur! Bewaar dat broodje of die snacks dus tot na de vergadering.

14. Zit stil

Als je vergadert via een mobiel apparaat, loop dan niet rond en beweeg niet te veel, want dat kan de andere deelnemers storen. Probeer je apparaat op een stabiele manier neer te zetten en niet te wriemelen (ook al heb je misschien te veel cafeïne op).

En dan nog een laatste etiquettetip voor videovergaderingen: Wees vriendelijk en geduldig met je collega’s tijdens onlinevergaderingen. Niet iedereen is even vertrouwd met virtuele vergaderingen. Door waar nodig technische hulp te bieden of personen op hun gemak te stellen voelt iedereen zich ondersteund en aanvaard in het team, ook al zitten jullie niet in dezelfde ruimte.