Goede voorbereiding bij werving begint met het helder definiëren van je personeelsbehoefte, het onderzoeken van de arbeidsmarkt en het opstellen van een realistisch budget. Je moet ook de juiste wervingskanalen kiezen, een aantrekkelijke vacaturetekst schrijven en de juridische aspecten kennen. Deze stappen zorgen ervoor dat je efficiënt werft en de beste kandidaten vindt voor je organisatie.
Waarom is goede voorbereiding zo belangrijk bij werving? #
Slecht voorbereid werven kost je tijd, geld en levert vaak de verkeerde kandidaten op. Zonder duidelijke planning loop je het risico dat je sollicitatiegesprekken voert met mensen die niet passen bij de functie of je bedrijfscultuur. Dit leidt tot herhaalde wervingsrondes en frustratie bij zowel jou als kandidaten.
De kosten van slecht werven stapelen zich snel op. Denk aan advertentiekosten voor vacatures die geen geschikte reacties opleveren, tijd die je HR-team besteedt aan het screenen van ongeschikte cv’s, en de productiviteitsverlies wanneer een functie langdurig vacant blijft. Bovendien kan een verkeerde aanstelling je later veel meer kosten door het opzeggen van contracten en het opnieuw starten van het wervingsproces.
Goede voorbereiding daarentegen zorgt voor gerichte werving die de juiste kandidaten aantrekt. Je weet precies wat je zoekt, waar je moet zoeken en hoe je je boodschap moet overbrengen. Dit resulteert in kwalitatief betere sollicitanten, kortere wervingstijden en uiteindelijk succesvolle plaatsingen die bijdragen aan je bedrijfsdoelen.
Hoe bepaal je precies welke personeelsbehoefte je hebt? #
Begin met een grondige analyse van je huidige capaciteit en werkdruk verdeling. Kijk naar welke taken nu niet of onvoldoende uitgevoerd worden en waar je team overbelast raakt. Dit geeft je inzicht in de directe personeelsbehoefte en helpt je prioriteiten te stellen.
Analyseer vervolgens je toekomstige groeiplannen en bedrijfsstrategie. Als je van plan bent om nieuwe diensten te lanceren of je marktpositie uit te breiden, heb je waarschijnlijk andere competenties nodig dan voor het opvangen van de huidige werkdruk. Denk hierbij niet alleen aan hard skills, maar ook aan toekomstige vaardigheden die je organisatie gaat nodig hebben.
Maak een concrete lijst van de specifieke taken en verantwoordelijkheden die de nieuwe medewerker gaat krijgen. Definieer welke ervaring, opleiding en persoonlijke eigenschappen daarbij horen. Betrek ook je huidige team bij deze analyse – zij weten vaak het beste waar de knelpunten zitten en welke ondersteuning ze nodig hebben.
Overweeg ook of je een vaste medewerker nodig hebt of dat tijdelijke oplossingen zoals detachering of projectmedewerkers beter passen bij je situatie. Deze keuze beïnvloedt namelijk je hele wervingsstrategie en budget.
Wat moet je weten over de huidige arbeidsmarkt in jouw sector? #
Onderzoek de beschikbaarheid van kandidaten in jouw vakgebied door vacaturesites, LinkedIn en brancheorganisaties te bekijken. Let op hoeveel vergelijkbare vacatures er staan en hoe lang deze al online staan. Dit geeft je een indicatie of je in een krappe of ruime arbeidsmarkt werft.
Analyseer de salariseisen en arbeidsvoorwaarden die concurrenten bieden. Kijk naar vacatures van vergelijkbare bedrijven en gebruik salarisdatabases om realistische verwachtingen te krijgen. In Noord-Nederland kan de arbeidsmarkt bijvoorbeeld anders zijn dan in de Randstad, dus focus op regionale arbeidsmarkttrends die relevant zijn voor jouw locatie.
Bestudeer ook de voorkeuren van kandidaten in jouw doelgroep. HBO- en WO-professionals hebben vaak andere wensen dan MBO-kandidaten. Flexibiliteit, ontwikkelingsmogelijkheden en werksfeer wegen steeds zwaarder mee in hun beslissing. Pas je wervingsboodschap hierop aan om aantrekkelijk te blijven.
Houd rekening met seizoensgebonden fluctuaties in jouw sector. Sommige branches hebben drukke periodes waarin werven lastiger is, terwijl andere momenten juist gunstig zijn. Plan je wervingsactiviteiten hierop af voor betere resultaten.
Hoe stel je een budget op voor je wervingsproces? #
Een realistisch wervingsbudget bestaat uit verschillende kostenposten die je van tevoren moet inschatten. Advertentiekosten voor jobsites, LinkedIn en andere platforms kunnen snel oplopen, vooral als je meerdere kanalen gebruikt. Reken voor een gemiddelde vacature tussen de 500 en 2000 euro aan advertentiekosten.
Bereken ook de interne kosten van je HR-medewerkers of jezelf. Tel de uren op die je besteedt aan het schrijven van vacatures, screenen van cv’s, voeren van gesprekken en administratieve taken. Vermenigvuldig dit met het uurtarief om de echte kosten in beeld te krijgen.
Als je overweegt om een extern wervingsbureau in te schakelen, vraag dan naar hun tariefstructuur. Sommige bureaus werken met vaste bedragen, anderen met een percentage van het jaarsalaris. Weeg deze kosten af tegen de tijd en expertise die je zelf moet investeren.
Vergeet niet de kosten voor het sollicitatieproces zelf: reiskosten voor kandidaten, tijd voor collega’s die meepraten in gesprekken, eventuele assessments of tests. Ook onboarding kost tijd en geld, maar is wel noodzakelijk voor een succesvolle start van je nieuwe medewerker.
Welke recruitment kanalen passen het beste bij jouw vacature? #
Jobsites zoals Indeed, Nationale Vacaturebank en LinkedIn zijn effectief voor breed bereik, maar kunnen ook veel ongeschikte reacties opleveren. Ze werken goed voor functies waar veel kandidaten beschikbaar zijn. Voor specialistische functies zijn ze minder geschikt omdat je verdrinkt in de massa.
Sociale media, vooral LinkedIn, werkt uitstekend voor HBO- en WO-functies. Je kunt hier gericht zoeken naar professionals met specifieke achtergronden en ze persoonlijk benaderen. Dit vraagt meer tijd maar levert vaak betere matches op. Facebook en Instagram kunnen werken voor bepaalde doelgroepen, maar zijn minder effectief voor professionele functies.
Je eigen netwerk en dat van je medewerkers is vaak onderbenut maar zeer waardevol. Employee referrals leveren kandidaten op die al een beetje weten wat ze kunnen verwachten. Stimuleer je team om mee te denken over geschikte kandidaten uit hun netwerk.
Voor specialistische of senior functies kan een headhunter of wervingsbureau de beste keuze zijn. Zij hebben toegang tot kandidaten die niet actief zoeken maar wel open staan voor de juiste kans. Dit kost meer, maar bespaart je tijd en levert vaak betere resultaten op voor moeilijk vervulbare posities.
Hoe maak je een vacaturetekst die de juiste kandidaten aantrekt? #
Begin je vacaturetekst met een heldere functieomschrijving die direct duidelijk maakt wat de kern van het werk is. Vermijd jargon en vaag taalgebruik. Kandidaten moeten binnen 30 seconden begrijpen of deze functie bij hen past. Beschrijf concrete taken en verantwoordelijkheden in plaats van algemene termen.
Formuleer je vereisten realistisch en onderscheid tussen must-haves en nice-to-haves. Te veel eisen schrikken goede kandidaten af, terwijl te weinig eisen zorgen voor ongeschikte reacties. Focus op de competenties en vaardigheden die echt noodzakelijk zijn voor succes in de functie.
Vertel iets over je bedrijfscultuur en wat het leuk maakt om bij jullie te werken. Kandidaten willen weten waar ze terechtkomen en of ze zich thuis zullen voelen. Gebruik concrete voorbeelden van projecten, het team of ontwikkelingsmogelijkheden in plaats van clichés over “een dynamische omgeving”.
Sluit af met duidelijke arbeidsvoorwaarden en een concrete call-to-action. Vermeld het salaris of een indicatie daarvan, want dit bespaart iedereen tijd. Geef aan hoe kandidaten kunnen solliciteren en wat ze kunnen verwachten van het vervolgproces.
Wat zijn de juridische aspecten waar je rekening mee moet houden? #
Het discriminatieverbod is het belangrijkste juridische aspect bij werving. Je mag niet selecteren op basis van geslacht, leeftijd, nationaliteit, religie of andere beschermde kenmerken. Let op je woordkeuze in vacatureteksten en stel alleen vragen die relevant zijn voor de functie tijdens sollicitatiegesprekken.
De AVG (privacywetgeving) verplicht je om zorgvuldig om te gaan met persoonlijke gegevens van kandidaten. Informeer sollicitanten over hoe je hun gegevens gebruikt, hoe lang je ze bewaart en met wie je ze deelt. Zorg voor veilige opslag en verwijder gegevens van afgewezen kandidaten binnen redelijke termijn.
Kies bewust voor het juiste contracttype: vast, tijdelijk, of misschien een detacheringsconstructie. Elke vorm heeft andere juridische implicaties voor opzegging, proeftijd en arbeidsvoorwaarden. Voor MKB-bedrijven is het verstandig om zich hierover te laten adviseren om juridische problemen te voorkomen.
De proeftijd biedt beide partijen de mogelijkheid om de samenwerking te evalueren. Voor HBO- en WO-functies geldt meestal een proeftijd van twee maanden, maar dit kan in overleg worden aangepast. Maak duidelijke afspraken over de verwachtingen tijdens de proeftijd om latere discussies te voorkomen.
Goede voorbereiding bij werving en selectie vormt de basis voor succesvolle aanstellingen die bijdragen aan je bedrijfsdoelen. Door deze stappen systematisch door te lopen, verhoog je de kans op het vinden van de juiste kandidaat aanzienlijk. Wil je dit proces professioneel aanpakken met ervaren begeleiding? Bij Wierenga & De Graaf combineren we deze voorbereidende stappen met onze multichannel-aanpak en uitgebreide ervaring in Noord-Nederland. Klaar om jouw organisatie naar een hoger niveau te tillen met het beste talent van Friesland? Ontdek de mogelijkheden tijdens een persoonlijke kennismaking. Neem vandaag nog contact met ons op.
