Als je werft in gereguleerde sectoren zoals financiële dienstverlening, zorg of transport, gelden er strengere compliance-eisen dan in andere branches. Je moet kandidaten uitgebreider screenen, specifieke vergunningen hebben en de AVG nauwkeurig naleven. Deze eisen beschermen de integriteit van de sector en de veiligheid van burgers. Dit artikel beantwoordt de belangrijkste vragen over compliant werven in gereguleerde sectoren, van screeningseisen tot het opzetten van een waterdicht wervingsproces.
Wat zijn gereguleerde sectoren en waarom gelden er strengere wervingseisen? #
Gereguleerde sectoren zijn branches waar overheidsinstellingen extra toezicht houden vanwege het publieke belang. Dit zijn onder andere financiële dienstverlening, gezondheidszorg, transport, energie, beveiliging en onderwijs. Deze sectoren hebben directe impact op de veiligheid, gezondheid of financiële positie van burgers, waardoor medewerkers aan hogere integriteits- en betrouwbaarheidseisen moeten voldoen.
De strengere wervingseisen komen voort uit sectorspecifieke wetgeving. In de financiële sector gelden bijvoorbeeld de Wet op het financieel toezicht (Wft) en de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft). Voor de zorg zijn er kwaliteitseisen vanuit de Wet BIG, en in het onderwijs geldt de Wet op het onderwijspersoneel. Deze wetten verplichten werkgevers om kandidaten te screenen voordat ze ze in dienst nemen.
Het gaat hier om een balans tussen privacybescherming en publiek belang. Werkgevers mogen dieper graven in iemands achtergrond dan normaal, maar alleen voor zover dit noodzakelijk en proportioneel is voor de functie. Je mag niet zomaar alles checken omdat het een gereguleerde sector is. De screening moet altijd aansluiten bij de specifieke risico’s van de functie.
Welke screeningseisen gelden voor kandidaten in gereguleerde sectoren? #
De meest voorkomende screeningseis is de Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG). Dit document geeft aan of iemand een relevant strafblad heeft. Werkgevers kunnen een VOG aanvragen via Justis, maar alleen als dit proportioneel is voor de functie. Voor functies met kwetsbare personen, zoals in de zorg of het onderwijs, is een VOG vaak verplicht.
Voor functies met toegang tot staatsgeheime informatie of vitale infrastructuur geldt een Veiligheidsonderzoek (VGB). Dit is een uitgebreidere screening waarbij ook financiële situatie, sociale omgeving en mogelijke beïnvloedingsrisico’s worden onderzocht. De Algemene Inlichtingen- en Veiligheidsdienst (AIVD) voert deze onderzoeken uit.
Daarnaast zijn er andere screeningseisen die je kunt of moet toepassen:
- Referentiecontroles bij vorige werkgevers om werkervaring en betrouwbaarheid te verifiëren
- Diplomaverificatie om na te gaan of iemand daadwerkelijk beschikt over vereiste kwalificaties
- Sectorspecifieke registers zoals het BIG-register voor zorgprofessionals of het tuchtregister voor advocaten
- Integriteitschecks zoals screenings op integriteitsincidenten of financiële problemen
Wat je wel en niet mag checken, wordt begrensd door de AVG. Je mag alleen gegevens verzamelen die relevant zijn voor de functie. Vragen naar gezondheid, politieke voorkeur of vakbondslidmaatschap zijn verboden, tenzij er een wettelijke uitzondering geldt. Ook mag je geen informatie van social media gebruiken die niets met de functie te maken heeft.
Hoe werkt de AVG bij werving in gereguleerde sectoren? #
De AVG geldt ook voor werving in gereguleerde sectoren, maar biedt ruimte voor aanvullende verwerking als dit noodzakelijk is voor het naleven van wettelijke verplichtingen. Dit betekent dat je als werkgever meer persoonsgegevens mag verzamelen en bewaren dan bij reguliere werving, maar alleen als de wet dit vereist voor jouw sector.
Je mag persoonsgegevens verzamelen die direct relevant zijn voor de functie en de compliance-eisen. Dit omvat standaard sollicitatiegegevens zoals cv en motivatiebrief, maar ook VOG-gegevens, diplomabewijzen en resultaten van referentiechecks. Voor functies die dit vereisen, mag je ook bijzondere persoonsgegevens verwerken, zoals gegevens over strafrechtelijke veroordelingen.
De bewaartermijn voor sollicitatiegegevens is maximaal vier weken na afronding van de procedure, tenzij je toestemming hebt van de kandidaat om gegevens langer te bewaren. Voor compliance-documentatie zoals VOG’s en screeningsrapporten gelden vaak langere bewaartermijnen die voortvloeien uit sectorspecifieke regelgeving. Controleer altijd wat de wet voor jouw sector voorschrijft.
Kandidaten hebben recht op inzage in hun gegevens, rectificatie van onjuiste informatie en uitleg over hoe je hun gegevens gebruikt. Je moet kandidaten vooraf informeren over welke gegevens je verzamelt, waarom dit noodzakelijk is en hoe lang je deze bewaart. Deze informatie neem je op in een privacyverklaring voor sollicitanten.
Documenteer alle stappen in je wervingsproces zorgvuldig. Leg vast waarom je bepaalde screenings uitvoert, hoe je gegevens beveiligt en op basis waarvan je beslissingen neemt. Deze documentatie heb je nodig om aan te tonen dat je AVG-compliant werkt, zeker als een kandidaat bezwaar maakt of de Autoriteit Persoonsgegevens vragen stelt.
Welke vergunningen en certificeringen moet je als werkgever hebben? #
Als je zelf personeel werft voor je eigen organisatie, heb je meestal geen aparte vergunning nodig. De compliance-eisen richten zich dan vooral op het screeningsproces zelf. Wel moet je kunnen aantonen dat je procedures hebt ingericht die voldoen aan de sectorspecifieke regelgeving.
Voor uitzend- en wervingsbureaus die voor anderen werven in gereguleerde sectoren, gelden strengere eisen. Je hebt een certificering nodig van de Stichting Normering Arbeid (SNA) om aan te tonen dat je voldoet aan de Wet allocatie arbeidskrachten door intermediairs (Waadi). Deze certificering toetst of je arbeidsvoorwaarden, administratie en naleving van wet- en regelgeving op orde zijn.
Sommige sectoren vereisen aanvullende registraties of vergunningen. In de beveiliging moet je als werkgever geregistreerd staan bij het register particuliere beveiligingsorganisaties en recherchebureaus. Voor detachering in de zorg kunnen zorginstellingen vragen om specifieke kwaliteitscertificeringen die aantonen dat je begrijpt hoe je compliant werft voor zorggerelateerde functies.
Bewaar altijd documentatie die aantoont dat je compliant werkt:
- Beleidsdocumenten over je screeningsprocedures
- Verwerkersovereenkomsten met externe screeningsbureaus
- Bewijs van VOG-aanvragen en andere screenings per kandidaat
- Privacyverklaringen en toestemmingsformulieren
- Training- en instructiedocumenten voor je HR-team
Wat zijn de risico’s als je compliance-eisen negeert bij werving? #
Het negeren van compliance-eisen bij werving leidt tot aanzienlijke juridische en financiële risico’s. De Autoriteit Persoonsgegevens kan boetes opleggen tot €20 miljoen of 4% van je wereldwijde jaaromzet bij ernstige AVG-overtredingen. Daarnaast kunnen sectortoezichthouders zoals De Nederlandsche Bank of de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd sancties opleggen die specifiek zijn voor jouw sector.
Als je iemand in dienst neemt zonder de verplichte screenings uit te voeren, kan dit leiden tot aansprakelijkheid voor schade die deze medewerker veroorzaakt. Denk aan financiële fraude door een niet-gescreende bankmedewerker of patiëntenschade door zorgpersoneel zonder geldige registratie. Verzekeraars kunnen dekking weigeren als blijkt dat je compliance-eisen hebt genegeerd.
Je reputatie staat ook op het spel. Publiciteit over compliance-overtredingen schaadt het vertrouwen van klanten, patiënten of cliënten in je organisatie. In sectoren waar vertrouwen belangrijk is, kan dit direct leiden tot omzetverlies en moeite met het aantrekken van nieuw talent.
In extreme gevallen kunnen arbeidsovereenkomsten nietig worden verklaard als essentiële wettelijke vereisten niet zijn nageleefd. Dit betekent dat je achteraf geen beroep kunt doen op bepaalde contractuele afspraken. Bij opzettelijke overtredingen, zoals het bewust negeren van screeningseisen, kan zelfs strafrechtelijke aansprakelijkheid ontstaan voor leidinggevenden.
Preventie is veel effectiever dan achteraf problemen oplossen. Investeer in goede procedures, train je HR-team en werk samen met juridische experts die je helpen compliant te blijven.
Hoe stel je een compliant wervingsproces op voor gereguleerde sectoren? #
Begin met het ontwikkelen van een wervings- en selectiebeleid dat specifiek ingaat op de compliance-eisen voor jouw sector. Beschrijf welke screenings je uitvoert voor welke functies, hoe je persoonsgegevens verwerkt en bewaart, en hoe je kandidaten informeert over hun rechten. Laat dit beleid toetsen door een juridisch expert om te voorkomen dat je iets over het hoofd ziet.
Maak templates voor alle documenten die je nodig hebt in het wervingsproces:
- Privacyverklaring voor sollicitanten
- Toestemmingsformulieren voor referentiechecks
- Aanvraagformulieren voor VOG of andere screenings
- Checklists om te controleren of alle stappen zijn doorlopen
- Bewaartermijnschema’s voor verschillende soorten documenten
Plan de timing van screeningsactiviteiten zorgvuldig. Vraag een VOG pas aan als je serieus overweegt iemand aan te nemen, niet bij elke kandidaat die solliciteert. Dit voorkomt onnodige verwerking van persoonsgegevens en bespaart tijd. Communiceer duidelijk met kandidaten wanneer je welke stappen zet en waarom dit noodzakelijk is.
Als je werkt met externe screeningsbureaus, sluit dan verwerkersovereenkomsten af waarin je vastlegt hoe zij met persoonsgegevens omgaan. Controleer of deze partijen zelf ook compliant werken en of ze passende beveiligingsmaatregelen hebben getroffen. Je blijft als werkgever verantwoordelijk voor wat er met de gegevens gebeurt.
Bouw interne checks and balances in door verschillende mensen verantwoordelijk te maken voor verschillende stappen. Laat bijvoorbeeld één persoon screenings aanvragen en een ander de resultaten beoordelen. Dit verkleint het risico op fouten en vergeetachtigheid. Train je HR-team regelmatig over compliance-eisen en wijzigingen in wet- en regelgeving.
Hoe helpt Wierenga & de Graaf met compliance bij werving in gereguleerde sectoren? #
Wij begrijpen dat werving en selectie in gereguleerde sectoren complex is. Naast het vinden van het juiste talent moet je ook navigeren door wet- en regelgeving die voortdurend verandert. Daarom ondersteunen we werkgevers met praktische oplossingen die compliance en effectieve werving combineren.
We helpen je met:
- Beoordeling van je huidige wervingsproces om te identificeren waar compliance-risico’s zitten
- Ontwikkeling van beleid en procedures die aansluiten bij de specifieke eisen van jouw sector
- Templates voor AVG-conforme documentatie zoals privacyverklaringen en verwerkersovereenkomsten
- Begeleiding bij screeningsprocessen inclusief VOG-aanvragen en referentiechecks
- Training van je HR-team over compliance-eisen en hoe je deze praktisch toepast
- Advies bij specifieke vraagstukken over arbeidsrecht en wet- en regelgeving werving
Ons team combineert recruitmentexpertise met kennis van arbeidsrecht en compliance. We werken transparant en persoonlijk, zodat je precies begrijpt welke stappen je moet zetten en waarom. Of je nu een compleet wervingsproces wilt uitbesteden of alleen advies nodig hebt over specifieke compliance-eisen, we denken graag met je mee.
Wil je weten hoe we jouw organisatie kunnen helpen met compliant werven in gereguleerde sectoren? Neem contact met ons op voor een persoonlijk gesprek. Bel ons op 058 303 13 46 of mail naar info@wierenga-degraaf.nl. We kijken samen naar jouw situatie en verkennen hoe we je kunnen ondersteunen bij het vinden van het juiste talent zonder compliance-risico’s.
Frequently Asked Questions #
Hoe lang duurt het gemiddeld om een VOG aan te vragen en te ontvangen? #
Een VOG-aanvraag duurt gemiddeld 4 weken, maar dit kan oplopen tot 8 weken bij complexere situaties. Plan dit tijdig in je wervingsproces en communiceer deze doorlooptijd duidelijk naar kandidaten. Je kunt een voorlopig arbeidscontract aanbieden onder de opschortende voorwaarde dat de VOG wordt verkregen, zodat je geen talent verliest door wachttijden.
Mag ik een kandidaat afwijzen als deze weigert toestemming te geven voor een referentiecheck? #
Ja, als referentiechecks proportioneel zijn voor de functie in jouw gereguleerde sector, mag je een kandidaat afwijzen die weigert mee te werken. Je moet wel vooraf duidelijk communiceren dat referentiechecks onderdeel zijn van je selectieprocedure. Documenteer deze weigering zorgvuldig en behandel alle kandidaten op dezelfde manier om discriminatieclaims te voorkomen.
Wat moet ik doen als een kandidaat een VOG krijgt met een aantekening? #
Een VOG met aantekening betekent niet automatisch dat je iemand niet mag aannemen. Beoordeel of het geregistreerde feit relevant is voor de specifieke functie en de risico's die daarbij horen. Bespreek de situatie met de kandidaat om context te krijgen en documenteer je afweging zorgvuldig. Bij twijfel kun je juridisch advies inwinnen over de proportionaliteit van je beslissing.
Hoe vaak moet ik screenings herhalen voor medewerkers die al in dienst zijn? #
De frequentie van herscreenings hangt af van je sectorspecifieke regelgeving en het risiconiveau van de functie. In de financiële sector is om de 3-5 jaar gebruikelijk, terwijl bij functies met staatsgeheime informatie jaarlijkse checks kunnen gelden. Leg in je personeelsbeleid vast wanneer je herscreenings uitvoert en informeer medewerkers hierover bij indiensttreding, zodat dit geen verrassing is.
Kan ik social media gebruiken om kandidaten te screenen in gereguleerde sectoren? #
Je mag alleen publiek toegankelijke social media-informatie gebruiken die direct relevant is voor de functie en de integriteits- of betrouwbaarheidseisen. Informatie over iemands privéleven, politieke voorkeur of gezondheid mag je niet in je besluitvorming meenemen. Maak duidelijke richtlijnen over wat je wel en niet checkt, train je HR-team hierop en documenteer welke informatie je hebt gebruikt bij je beslissing.
Wat zijn veelgemaakte fouten bij het opzetten van een compliant wervingsproces? #
De drie meest voorkomende fouten zijn: te brede screenings uitvoeren die niet proportioneel zijn voor de functie, kandidaten onvoldoende informeren over waarom je bepaalde gegevens verzamelt, en documentatie niet goed bewaren of juist te lang bewaren. Vermijd deze fouten door een duidelijk beleid op te stellen, templates te gebruiken en regelmatig je processen te evalueren op AVG-naleving.
Hoe ga ik om met internationale kandidaten die geen Nederlandse VOG kunnen aanvragen? #
Voor kandidaten uit EU-landen kun je een Certificate of Good Conduct aanvragen uit hun land van herkomst via het Europese ECRIS-systeem. Voor kandidaten van buiten de EU vraag je een vergelijkbaar document aan bij de autoriteiten van dat land, vaak een 'police clearance certificate'. Als dit niet mogelijk is, voer je aanvullende referentiechecks uit en documenteer je waarom alternatieve screeningsmethoden noodzakelijk en voldoende zijn voor de functie.
