Assessmentdata bewaren is wettelijk verplicht volgens de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en arbeidsrechtelijke regelgeving. Je moet testresultaten, rapportages en ondersteunende documenten van TMA-assessments en recruitmentassessments minimaal twee jaar bewaren na beëindiging van het dienstverband. Correcte bewaring voorkomt juridische risico’s en ondersteunt personeelsbeslissingen. Deze gids beantwoordt de belangrijkste vragen over welke assessmentgegevens je moet bewaren, hoe lang en op welke manier.
Wat zijn assessmentdata en waarom moet je ze bewaren? #
Assessmentdata zijn alle gegevens die ontstaan tijdens personeelsbeoordelingen, waaronder TMA-assessmentresultaten, testscores, rapportages en observaties. Je bent wettelijk verplicht deze gegevens te bewaren vanwege arbeidsrechtelijke verplichtingen en AVG-eisen rond personeelsdossiers.
TMA is een uniek instrument waarbij door middel van een interactieve methode de talenten, drijfveren en ontwikkelmogelijkheden van een medewerker in kaart worden gebracht. De TMA Talentenanalyse brengt 22 drijfveren en 44 talenten van mensen in kaart en geeft inzicht op welke werkgebieden een persoon het meest gemotiveerd en talentvol kan functioneren.
Assessmentdata vormen een belangrijk onderdeel van het personeelsdossier omdat ze objectieve informatie verschaffen over competenties, talenten en ontwikkelmogelijkheden van werknemers. Deze informatie speelt een rol bij promoties, functiewijzigingen en eventuele arbeidsconflicten.
De bewaarplicht ontstaat omdat assessmentgegevens persoonsgegevens bevatten die relevant kunnen zijn voor juridische procedures. Denk aan claims over discriminatie bij werving en selectie, geschillen over functioneren of discussies over ontslag. Zonder correcte bewaring kun je je standpunt niet onderbouwen.
Daarnaast helpen goed bewaarde assessmentdata bij het nemen van consistente personeelsbeslissingen. Je kunt ontwikkelingen in prestaties volgen en eerlijke vergelijkingen maken tussen medewerkers voor interne mobiliteit.
Welke assessmentgegevens moet je verplicht bewaren? #
Je moet alle assessmentgerelateerde documenten bewaren die deel uitmaken van het selectie- of ontwikkelproces. Dit omvat testresultaten, uitgebreide rapportages, scoringsformulieren en observatienotities van assessors.
Specifiek gaat het om de volgende documenten:
- Originele testresultaten en scores van TMA-assessments of andere recruitmentassessments
- Uitgebreide rapportages met competentieprofielen en ontwikkeladvies
- TMA Competentiematch resultaten en matchpercentages op competentieniveau
- TMA Feedback Analyse documenten en groeimonitor rapporten
- TMA Performance Matrix overzichten en persoonlijke ontwikkelplannen
- Scoringsformulieren en observatienotities van assessors
- E-mailcorrespondentie over assessmentuitkomsten
Ook ondersteunende documenten zoals informed-consentformulieren, privacyverklaringen en toestemmingsverklaringen voor gegevensverwerking moeten bewaard worden. Deze tonen aan dat je het assessment rechtmatig hebt uitgevoerd.
Let erop dat je zowel digitale als fysieke documenten moet bewaren. Veel organisaties vergeten dat handgeschreven notities tijdens assessmentgesprekken ook onder de bewaarplicht vallen.
Hoe lang moet je assessmentdata bewaren? #
Assessmentdata moet je minimaal twee jaar na beëindiging van het dienstverband bewaren volgens arbeidsrechtelijke regelgeving. Voor bepaalde assessmentgegevens gelden langere bewaartermijnen, afhankelijk van hun gebruik in personeelsdossiers.
De concrete bewaartermijnen zijn als volgt:
- Basis-assessmentdata: 2 jaar na einde dienstverband
- Assessmentdata in personeelsdossier: 5 jaar na einde dienstverband
- Assessmentdata bij juridische procedures: tot 10 jaar na afsluiting van de procedure
- Assessmentdata van niet-aangenomen kandidaten: 4 weken na afronding van de selectie
Voor TMA-assessmentgegevens die worden gebruikt voor loopbaanontwikkeling geldt vaak de langere termijn van 5 jaar, omdat deze informatie relevant blijft voor toekomstige ontwikkeltrajecten.
Belangrijk is dat je na afloop van de bewaartermijn de gegevens actief moet vernietigen. Automatische vernietiging na de wettelijke termijn toont aan dat je de privacyregelgeving serieus neemt.
Wat zijn de risico’s als je assessmentdata niet goed bewaart? #
Onjuiste bewaring van assessmentdata kan leiden tot AVG-boetes tot € 20 miljoen of 4% van de jaaromzet, arbeidsrechtelijke claims en praktische problemen bij personeelsbeslissingen. Je loopt ook het risico op reputatieschade en verlies van vertrouwen van werknemers.
De belangrijkste juridische risico’s zijn:
- AVG-boetes bij een datalek of onrechtmatige verwerking
- Schadeclaims van werknemers bij privacy-schendingen
- Bewijsproblemen bij arbeidsconflicten
- Discriminatieclaims die je niet kunt weerleggen
Praktische problemen ontstaan wanneer je assessmentgegevens te vroeg vernietigt of niet kunt terugvinden. Je kunt dan geen objectieve onderbouwing geven voor personeelsbeslissingen, wat leidt tot inconsistent beleid.
Ook ontstaan er problemen bij audits of inspecties door de Autoriteit Persoonsgegevens. Zonder correcte documentatie van je bewaarbeleid kun je niet aantonen dat je AVG-compliant werkt.
Te lange bewaring brengt eveneens risico’s met zich mee. Werknemers kunnen bezwaar maken tegen onnodige opslag van hun persoonsgegevens, wat kan leiden tot formele klachten.
Hoe zorg je voor AVG-compliant bewaren van assessmentdata? #
AVG-compliant bewaren vereist beveiligde opslag, beperkte toegang, duidelijke bewaartermijnen en gecontroleerde vernietiging van assessmentgegevens. Je moet ook transparant zijn over je bewaarbeleid richting werknemers en kandidaten.
Volg deze praktische stappen voor compliance:
- Stel een bewaarbeleid op met duidelijke termijnen per type assessmentdata
- Beveilig de opslag met encryptie, toegangscontrole en back-upprocedures
- Beperk de toegang tot alleen geautoriseerd personeel met een legitieme reden
- Documenteer alle handelingen rond de verwerking van assessmentdata
- Informeer betrokkenen over het bewaarbeleid en hun rechten
- Plan automatische vernietiging na afloop van de bewaartermijn
Zorg dat je systemen logs bijhouden van wie wanneer toegang heeft gehad tot assessmentdata. Dit helpt bij het aantonen van rechtmatige verwerking tijdens audits.
Train je HR-medewerkers regelmatig in het correct omgaan met assessmentgegevens. Menselijke fouten zijn vaak de oorzaak van privacy-incidenten.
Voer jaarlijks een review uit van je bewaarbeleid om te controleren of alle procedures nog actueel zijn en correct worden gevolgd.
Hoe Wierenga & De Graaf helpt bij assessmentdata-bewaring #
Wierenga & De Graaf is bevoegd om TMA-assessments uit te voeren en ondersteunt jouw organisatie bij het opstellen van een compleet bewaarbeleid voor assessmentgegevens. Wij zorgen ervoor dat je voldoet aan alle wettelijke verplichtingen. Ons team combineert juridische expertise met praktische HR-kennis om werkbare oplossingen te creëren.
Een TMA Talentenanalyse benadert mensen positief, is niet veroordelend en biedt veel inzicht in de persoonlijkheid van mensen. De rapportages geven informatie over de talenten van mensen en zijn ontwikkelingsgericht geschreven. Daarnaast brengt TMA advies uit over de ideale werkomgeving, effectieve wijze van communiceren en de leer- en ontwikkelstijl.
Assessment? Vijf redenen om voor Wierenga & De Graaf te kiezen: #
- Inzicht door maatwerk: we bieden verschillende tools die je inzicht in de talenten van kandidaten en medewerkers geven. Een uitstekende basis om beslissingen te nemen als het gaat om personeelsselectie en loopbaanontwikkeling
- Een heldere rapportage met concreet advies waarmee je verder kunt
- Alle adviseurs zijn gecertificeerd assessor, we werken met beproefde methodes
- We bieden assessments aan als onderdeel van werving en selectie. Maar ook als losstaande dienst
- Alle kandidaten krijgen goede begeleiding én we zorgen voor een ontspannen sfeer
Onze concrete ondersteuning omvat:
- Professionele TMA-assessments met uitgebreide rapportages
- Opstellen van een maatwerkbewaarbeleid voor assessmentdata
- Compliancechecks van je huidige procedures en systemen
- Training van HR-medewerkers over correct gegevensbeheer
- Juridische ondersteuning bij privacy-incidenten of klachten
- Advies over beveiligingsmaatregelen en toegangscontrole
- Ondersteuning bij audits door de Autoriteit Persoonsgegevens
Ben je klaar om samen met ons de Friese arbeidsmarkt te versterken? Neem vandaag nog contact op met Wierenga & De Graaf en laten we samenwerken aan jouw succes! Als ervaren partner voor werkgevers staan we klaar om je te ondersteunen met een professioneel assessment.
