Werving en selectie is het proces van het vinden en kiezen van de juiste medewerker voor een vacature. Werving richt zich op het aantrekken van kandidaten, terwijl selectie het kiezen van de beste kandidaat behelst. Het proces bestaat uit verschillende stappen, van functieprofielopstelling tot het daadwerkelijk aannemen van een nieuwe medewerker. De duur varieert tussen enkele weken tot maanden, afhankelijk van de functie en organisatie.
Wat is het verschil tussen werving en selectie? #
Werving is het actief aantrekken van kandidaten voor een vacature, terwijl selectie het proces is waarbij je uit alle aangetrokken kandidaten de beste kiest. Deze twee fasen hebben elk hun eigen doelen en activiteiten binnen het recruitment proces.
Bij werving ligt de focus op het bereiken van zoveel mogelijk geschikte kandidaten. Je gebruikt verschillende kanalen zoals vacaturebanken, sociale media, netwerken en headhunting. Het doel is een grote groep potentiële kandidaten te interesseren voor jouw functie. Denk aan activiteiten zoals het schrijven van aantrekkelijke vacatureteksten, het plaatsen van advertenties en het actief benaderen van professionals via LinkedIn.
Selectie daarentegen draait om het maken van keuzes. Je screent cv’s, voert gesprekken, doet referentiechecks en neemt assessments af. Het doel is om uit alle kandidaten degene te vinden die het beste past bij de functie en jouw organisatie. Hier ligt de nadruk op evalueren, vergelijken en uiteindelijk beslissen.
Deze scheiding helpt je om beide processen beter te organiseren. In de wervingsfase investeer je in zichtbaarheid en aantrekkingskracht. In de selectiefase gebruik je tijd en energie voor grondige evaluatie en gesprekken.
Welke stappen doorloop je bij werving en selectie? #
Een compleet werving- en selectieproces bestaat uit acht concrete stappen, van voorbereiding tot nazorg. Deze stappen zorgen voor een gestructureerde aanpak die de kans op een goede match vergroot.
Je start met het opstellen van een helder functieprofiel. Hierin beschrijf je taken, verantwoordelijkheden, vereiste competenties en arbeidsvoorwaarden. Dit vormt de basis voor alle volgende stappen.
Daarna volgt de wervingsfase met deze activiteiten:
- Vacaturetekst schrijven die aansluit bij jouw doelgroep
- Vacature plaatsen op relevante kanalen en platforms
- Actief zoeken naar kandidaten via netwerken en databases
- Social media campagnes opzetten voor meer bereik
De selectiefase bestaat uit:
- Voorselectie op basis van cv’s en motivatiebrieven
- Eerste gesprekken met geselecteerde kandidaten
- Tweede gespreksronde voor beste kandidaten
- Referentiechecks bij vorige werkgevers
Je sluit af met het aanbieden van de functie, onderhandelen over arbeidsvoorwaarden en het opstellen van het arbeidscontract. Vergeet niet een onboarding programma in te richten om de nieuwe medewerker goed te laten landen.
Hoe lang duurt een gemiddeld werving- en selectieproces? #
Een standaard werving- en selectieproces duurt gemiddeld 6 tot 12 weken, afhankelijk van de complexiteit van de functie en beschikbaarheid van kandidaten. HBO en WO functies nemen vaak meer tijd in beslag dan MBO functies.
De tijdsduur per fase verschilt aanzienlijk:
- Voorbereiding en functieprofiel: 1-2 weken
- Werving en kandidaten aantrekken: 2-4 weken
- Selectie en gesprekken: 2-4 weken
- Besluitvorming en contractafhandeling: 1-2 weken
Verschillende factoren beïnvloeden de duur van jouw proces. Specialistische functies vergen meer zoektijd omdat er minder kandidaten beschikbaar zijn. Ook de besluitvormingsstructuur in jouw organisatie speelt een rol – meer betrokkenen betekent vaak langere doorlooptijden.
Je kunt het proces versnellen door vooraf heldere criteria vast te stellen, gesprekken efficiënt in te plannen en snelle feedback te geven aan kandidaten. Zorg wel dat je kwaliteit niet inlevert voor snelheid. Een goede voorbereiding bespaart uiteindelijk tijd in latere fasen.
Houd rekening met vakantieperiodes en drukte in jouw sector. Plan je werving niet vlak voor de zomer of rond de feestdagen, wanneer kandidaten minder actief zijn op de arbeidsmarkt.
Wat zijn de grootste valkuilen bij werving en selectie? #
De meest voorkomende fouten zijn onduidelijke functieprofielen, vooroordelen tijdens selectie en slechte communicatie met kandidaten. Deze valkuilen leiden tot verkeerde keuzes en teleurgestelde kandidaten.
Een vaag functieprofiel trekt de verkeerde kandidaten aan. Als je schrijft “gedreven professional gezocht” zonder concrete taken te beschrijven, krijg je veel ongeschikte reacties. Wees specifiek over wat je zoekt en welke resultaten je verwacht.
Onbewuste vooroordelen beïnvloeden jouw objectiviteit. Je kunt onbedoeld voorkeur geven aan kandidaten die op jezelf lijken of afwijzen op basis van irrelevante kenmerken. Gebruik gestructureerde interviews en laat meerdere personen oordelen om dit te voorkomen.
Slechte communicatie schaadt jouw werkgeversimago. Kandidaten die weken niets horen, krijgen een negatief beeld van jouw organisatie. Geef binnen een week feedback na gesprekken en houd kandidaten op de hoogte van de voortgang.
Andere veel voorkomende fouten zijn:
- Te hoge eisen stellen waardoor niemand geschikt lijkt
- Alleen focussen op technische vaardigheden en cultuurfit vergeten
- Referentiechecks overslaan of te oppervlakkig uitvoeren
- Geen duidelijke tijdlijn communiceren naar kandidaten
Voorkom deze valkuilen door een gestructureerde aanpak te hanteren en regelmatig jouw proces te evalueren.
Welke wettelijke regels gelden er bij werving en selectie? #
De Algemene Gelijke Behandelingswet vormt de basis voor wat wel en niet mag tijdens werving en selectie. Je mag niet discrimineren op grond van geslacht, leeftijd, religie, nationaliteit, seksuele gerichting of handicap.
Praktisch betekent dit dat je geen vragen mag stellen over zwangerschapswensen, politieke voorkeur of geloof. Ook mag je geen leeftijdsgrenzen hanteren, tenzij deze objectief gerechtvaardigd zijn voor de functie. Een vraag als “Ben je van plan kinderen te krijgen?” is altijd verboden.
De AVG (privacywetgeving) stelt regels aan het verzamelen en bewaren van kandidaatgegevens. Je moet toestemming vragen voor het verwerken van persoonsgegevens en kandidaten informeren over het doel. Cv’s en gespreksnotities mag je maximaal vier weken bewaren, tenzij de kandidaat toestemming geeft voor langere bewaring.
Bij het afnemen van tests en assessments gelden aanvullende regels. Deze moeten relevant zijn voor de functie en je moet kandidaten vooraf informeren over het doel. Psychologische tests mogen alleen door gekwalificeerde professionals worden afgenomen en geïnterpreteerd.
Referentiechecks zijn toegestaan, maar je moet de kandidaat hierover informeren en bij voorkeur toestemming vragen. Je mag alleen vragen stellen die relevant zijn voor de functie en moet zorgvuldig omgaan met de verkregen informatie.
Houd je aan deze regels om juridische problemen te voorkomen en een professionele uitstraling te behouden.
Wanneer schakel je een externe partij in voor werving en selectie? #
Overweeg externe hulp bij gebrek aan specialistische kennis, tijd of voor moeilijk vervulbare functies. Ook bij vertrouwelijke searches of een beperkt netwerk kan een externe partij waardevol zijn.
Signalen voor externe ondersteuning:
- Maandenlang tevergeefs zoeken naar kandidaten
- Functies met zeer specifieke, zeldzame expertise
- Onvoldoende HR-capaciteit
- Behoefte aan discretie
Uitzendbureaus richten zich op tijdelijke functies met grote databases. Recruitment bureaus specialiseren zich in vaste functies via actieve werving. Headhunters focussen op senior posities en executive search met uitgebreide netwerken.
Let bij de keuze op specialisatie, sectornetwerk en werkwijze. Goede bureaus nemen tijd om jouw organisatie te begrijpen en richten zich op toekomstige competenties.
Werving blijft mensenwerk waarbij de juiste match centraal staat. Een persoonlijke benadering en grondige voorbereiding zijn altijd de sleutel tot succes.
Klaar om jouw organisatie naar een hoger niveau te tillen? Bij Wierenga & De Graaf combineren we expertise met een persoonlijke aanpak. Ontdek als werkgever de mogelijkheden en neem contact op.
