Een referentiecheck helpt je om de werkervaring en persoonlijkheid van kandidaten te verifiëren door contact op te nemen met vorige werkgevers of collega’s. Dit proces verkleint het risico op verkeerde aannames en verbetert de kwaliteit van je personeelsbeslissingen. Voor MKB-ondernemers is dit een waardevolle stap om te zorgen dat nieuwe medewerkers goed passen bij je bedrijfscultuur en functie-eisen.
Wat is een referentiecheck precies en hoe werkt het? #
Een referentiecheck is het proces waarbij je contact opneemt met vorige werkgevers, collega’s of andere professionele contacten van een kandidaat om informatie te verzamelen over hun werkprestaties, gedrag en geschiktheid. Dit gebeurt meestal via telefonische gesprekken, e-mails of gestructureerde vragenlijsten nadat je een kandidaat hebt geselecteerd voor een functie.
Het proces begint met het verkrijgen van toestemming van de kandidaat en het verzamelen van contactgegevens van geschikte referenten. Je neemt vervolgens contact op met deze personen om specifieke vragen te stellen over de werkervaring, competenties en werkstijl van de kandidaat. Voor MKB-ondernemers is dit bijzonder nuttig omdat je vaak niet over uitgebreide HR-afdelingen beschikt om uitgebreide achtergrondonderzoeken uit te voeren.
De verschillende vormen variëren van informele telefoongesprekken tot formele schriftelijke beoordelingen. Sommige bedrijven gebruiken gestandaardiseerde vragenformulieren, terwijl andere de voorkeur geven aan open gesprekken. De keuze hangt af van de functie, je beschikbare tijd en de gewenste diepgang van de informatie.
Waarom helpt referentiecheck je om betere personeelsbeslissingen te maken? #
Referentiechecks geven je objectieve inzichten in de werkelijke prestaties en het gedrag van kandidaten, wat verder gaat dan wat je tijdens sollicitatiegesprekken kunt waarnemen. Ze helpen je om werkervaring te verifiëren, inzicht te krijgen in werkstijl en persoonlijkheid, en verkeerde aannames te voorkomen die kunnen leiden tot kostbare verkeerde aanstellingen.
Het voornaamste voordeel is het verminderen van het risico op een slechte match tussen werknemer en bedrijf. Door te horen hoe iemand daadwerkelijk functioneerde in vorige functies, krijg je een realistischer beeld van wat je kunt verwachten. Dit is vooral waardevol voor werkgevers waar elke nieuwe medewerker een grote impact heeft op de teamdynamiek en bedrijfsprestaties.
Referentiechecks kunnen ook potentiële problemen aan het licht brengen die niet naar voren kwamen tijdens het sollicitatieproces. Denk aan samenwerking in teamverband, omgang met deadlines, of hoe iemand reageert op feedback en veranderingen. Deze informatie helpt je om een weloverwogen beslissing te nemen en eventuele ontwikkelpunten al vroeg te identificeren.
Welke vragen kun je het beste stellen tijdens een referentiecheck? #
Effectieve referentievragen zijn specifiek en gedragsgericht, waarbij je vraagt naar concrete voorbeelden in plaats van algemene oordelen. Focus op werkprestaties, samenwerking, betrouwbaarheid en de redenen van vertrek om een compleet beeld te krijgen van de kandidaat.
Voor werkprestaties kun je vragen stellen zoals: “Kunt u een voorbeeld geven van een project waarbij deze persoon uitblonk?” of “Hoe ging hij/zij om met uitdagende deadlines?” Bij samenwerking zijn vragen nuttig als: “Hoe functioneerde deze persoon in teamverband?” en “Hoe reageerde hij/zij op feedback van collega’s of leidinggevenden?”
Betrouwbaarheidsvragen kunnen zijn: “Was deze persoon punctueel en betrouwbaar in het nakomen van afspraken?” en “Hoe ging hij/zij om met vertrouwelijke informatie?” Voor het vertrek kun je vragen: “Wat was de reden van vertrek?” en “Zou u deze persoon opnieuw in dienst nemen?” Om open en eerlijke antwoorden te krijgen, stel je best open vragen en geef je de referent de ruimte om uit te weiden.
Wanneer is het juiste moment om referenties te checken? #
Het beste moment voor referentiechecks is na het definitieve sollicitatiegesprek maar vóór het formele aanbod, wanneer je al een sterke voorkeur hebt voor een specifieke kandidaat. Dit voorkomt onnodige tijdsinvestering en respecteert de privacy van kandidaten die uiteindelijk niet geselecteerd worden.
Voor de meeste functies is het voldoende om alleen bij je voorkeurskandidaat referenties te checken. Bij senior functies of functies met veel verantwoordelijkheid kan het zinvol zijn om bij de top twee of drie kandidaten referenties na te gaan. Dit geeft je meer vergelijkingsmateriaal en een vangnet als je eerste keuze onverwacht afvalt.
Kleine bedrijven moeten praktisch zijn in hun aanpak. Als je beperkte tijd hebt, concentreer je dan op de meest kritieke functies of nieuwe medewerkers die direct veel verantwoordelijkheid krijgen. Voor tijdelijke functies of functies met een lange inwerkperiode kun je overwegen om referentiechecks te doen na het aanbod maar vóór de eerste werkdag.
Wat zijn de juridische regels rond referentiechecks in Nederland? #
In Nederland moet je altijd toestemming van de kandidaat hebben voordat je referenties controleert, conform de AVG-wetgeving. Je mag alleen informatie vragen die relevant is voor de functie en moet transparant zijn over welke informatie je verzamelt en hoe je deze gebruikt.
Werkgevers mogen vragen stellen over werkprestaties, competenties, werkgedrag en professionele vaardigheden. Je mag echter niet vragen naar privézaken, gezondheid, politieke overtuigingen, of andere discriminatoire onderwerpen. Ook informatie over zwangerschap, religie of seksuele geaardheid is verboden terrein.
Om juridische problemen te voorkomen, documenteer je welke informatie je verzamelt en van wie. Bewaar deze informatie veilig en deel deze alleen met betrokkenen bij de aanstellingsprocedure. Geef kandidaten de mogelijkheid om onjuiste informatie te corrigeren en vertel hen wat je van plan bent te doen met de verzamelde gegevens. Bij twijfel over wat wel en niet mag, raadpleeg je best juridisch advies.
Hoe ga je om met negatieve referenties of onwillige referenten? #
Bij negatieve referenties is het belangrijk om kritisch te analyseren wat je hoort en dit af te wegen tegen andere informatie die je hebt verzameld. Vraag door naar specifieke voorbeelden en context, en overweeg of de kritiekpunten relevant zijn voor de functie waarvoor je werft.
Soms zijn referenten vaag of ontwijkend in hun antwoorden. Dit kan verschillende redenen hebben: bedrijfsbeleid dat uitgebreide referenties verbiedt, angst voor juridische consequenties, of daadwerkelijke problemen met de kandidaat. Probeer tussen de regels door te lezen en let op wat niet gezegd wordt. Als iemand heel voorzichtig formuleert of alleen basisfuncties bevestigt, kan dat een signaal zijn.
Alternatieve verificatiemethoden zijn beschikbaar als referenten niet meewerken. Je kunt LinkedIn-profielen controleren, professionele certificeringen verifiëren, of vragen om aanvullende referenties. Bij gemengde feedback maak je een weloverwogen beslissing door alle informatie te wegen: sollicitatiegesprekken, cv, referenties en je eigen indruk van de kandidaat. Vertrouw op je professionele oordeel en overweeg of eventuele zwakke punten te overbruggen zijn met training of begeleiding.
Een goede referentiecheck is een waardevolle investering in de kwaliteit van je werving en selectie. Het helpt je om betere beslissingen te nemen en verhoogt de kans op succesvolle aanstellingen die bijdragen aan de groei van je bedrijf.
Klaar om jouw organisatie naar een hoger niveau te tillen met het beste talent van Friesland? Bij Wierenga & De Graaf begrijpen we dat referentieonderzoek een belangrijk onderdeel is van een professioneel wervings- en selectieproces. Ontdek de mogelijkheden tijdens een persoonlijke kennismaking. Neem vandaag nog contact met ons op.
