Verkeerde keuzes bij het aannemen van administratief personeel voorkom je door een gedegen voorbereiding, heldere functieomschrijvingen en een gestructureerd selectieproces. Neem de tijd voor een grondige screening, stel de juiste vragen tijdens gesprekken en gebruik de proeftijd effectief om je beslissing te valideren. Deze aanpak helpt je om medewerkers te vinden die daadwerkelijk passen bij jouw organisatie.
Waarom gaat het zo vaak mis bij het aannemen van administratief personeel? #
De meeste problemen bij werving en selectie administratief personeel ontstaan door tijdsdruk, onduidelijke functieomschrijvingen en onvoldoende screening. Ondernemers willen snel een vacature invullen en nemen genoegen met de eerste redelijke kandidaat die zich meldt.
Gebrek aan duidelijke functieomschrijvingen zorgt ervoor dat je niet weet waar je naar zoekt. Je weet wel dat je iemand nodig hebt voor de administratie, maar welke specifieke taken, welk niveau en welke persoonlijkheid past het beste? Zonder deze helderheid trek je de verkeerde kandidaten aan en mis je degenen die wel geschikt zijn.
Tijdsdruk is een andere valkuil. Wanneer de werkdruk oploopt door een vacature, wil je zo snel mogelijk iemand aannemen. Dit leidt tot oppervlakkige gesprekken, overgeslagen referentiecontroles en beslissingen op basis van een eerste indruk. Het resultaat is vaak een mismatch die je later duur komt te staan.
Ook onderschatting van de complexiteit van administratieve functies speelt een rol. Veel ondernemers denken dat administratief werk eenvoudig is, terwijl moderne administratieve medewerkers vaak veelzijdige vaardigheden nodig hebben: van digitale systemen tot klantcontact en procesoptimalisatie.
Welke eigenschappen moet je zoeken in administratief personeel? #
Nauwkeurigheid, organisatievermogen en digitale vaardigheden zijn de belangrijkste technische competenties voor administratief personeel. Daarnaast zijn communicatieve vaardigheden, flexibiliteit en een proactieve houding onmisbaar voor succes in deze functies.
Op technisch gebied moet je letten op ervaring met relevante softwarepakketten zoals Excel, boekhoudprogramma’s of CRM-systemen. Maar belangrijker nog is het leervermogen: kan iemand nieuwe systemen snel oppikken? Administratieve processen veranderen regelmatig en je wilt iemand die meegroeit.
Persoonlijkheidskenmerken zijn minstens zo belangrijk. Zoek naar iemand die:
- Gestructureerd werkt en overzicht houdt
- Zelfstandig problemen oplost
- Goed kan communiceren met collega’s en klanten
- Betrouwbaar is met gevoelige informatie
- Stressbestendig blijft tijdens drukke periodes
Let ook op motivatie en ambitie. Iemand die administratief werk ziet als tijdelijke oplossing zal waarschijnlijk snel weer vertrekken. Zoek naar kandidaten die interesse hebben in de sector en mogelijkheden zien om te groeien binnen jouw organisatie.
Hoe stel je de juiste vragen tijdens een sollicitatiegesprek? #
De beste vragen zijn situationeel en gedragsgericht. Vraag naar concrete voorbeelden uit het verleden en presenteer realistische scenario’s die in jouw organisatie kunnen voorkomen. Dit geeft je veel beter inzicht dan algemene vragen over sterke en zwakke punten.
Effectieve voorbeeldvragen voor administratief personeel:
- “Beschrijf een situatie waarin je een fout ontdekte in een belangrijke administratie. Hoe heb je dit aangepakt?”
- “Hoe organiseer je je werk wanneer er meerdere deadlines tegelijk op je afkomen?”
- “Kun je een voorbeeld geven van een proces dat je hebt verbeterd in je vorige functie?”
- “Wat doe je wanneer een klant boos is over een factuur die volgens jou correct is?”
Stel ook praktische vragen over systemen en processen. Laat kandidaten uitleggen hoe ze bepaalde taken zouden aanpakken of vraag naar hun ervaring met vergelijkbare situaties. Dit helpt je inschatten of iemand werkelijk begrijpt wat het werk inhoudt.
Vergeet niet ruimte te maken voor vragen van de kandidaat. Iemand die geen vragen stelt over de functie, het team of de organisatie toont mogelijk weinig interesse of betrokkenheid.
Wat zijn de grootste valkuilen bij het selectieproces? #
De meest voorkomende fouten zijn het overslaan van referentiecontroles, te snelle beslissingen en het overschatten van CV-informatie. Deze valkuilen leiden tot aannames die later problemen veroorzaken en kunnen voorkomen worden door een systematische aanpak.
Referentiecontroles worden vaak overgeslagen omdat ze tijd kosten of ongemakkelijk voelen. Maar een kort gesprek met een vorige werkgever kan je veel vertellen over werkhouding, betrouwbaarheid en sociale vaardigheden. Vraag specifiek naar sterke punten en verbeterpunten, niet alleen of iemand “goed functioneerde”.
Een andere valkuil is verliefd worden op een CV. Mooie diploma’s en indrukwekkende werkgevers zeggen niet alles over geschiktheid voor jouw specifieke functie. Iemand kan uitstekende kwalificaties hebben maar toch niet passen in jouw team of organisatiecultuur.
Ook eerste indrukken kunnen misleidend zijn. Een zelfverzekerde presentatie tijdens het gesprek betekent niet automatisch dat iemand goed kan functioneren in de dagelijkse praktijk. Daarom is het belangrijk meerdere gesprekken te voeren of verschillende situaties te bespreken.
Ten slotte onderschatten veel ondernemers het belang van culturele fit. Technische vaardigheden kun je aanleren, maar of iemand past bij de manier van werken en de sfeer in jouw bedrijf is moeilijker te veranderen.
Hoe voorkom je juridische problemen bij aanname? #
Discriminatie vermijden, juiste contractvormen kiezen en proeftijden correct toepassen zijn de belangrijkste juridische aandachtspunten. Zorg dat je selectieproces objectief en transparant is, en documenteer je beslissingen goed.
Bij discriminatie gaat het niet alleen om voor de hand liggende zaken zoals leeftijd of geslacht. Ook vragen over kinderwensen, religie of politieke voorkeur zijn niet toegestaan. Houd gesprekken zakelijk en focus op werkgerelateerde competenties. Documenteer waarom je voor bepaalde kandidaten kiest op basis van functie-relevante criteria.
De keuze tussen vast, tijdelijk of flexibel contract heeft juridische consequenties. Een tijdelijk contract kun je niet zomaar verlengen zonder risico op een vast dienstverband. Bij onzekerheid over de langetermijnbehoefte is het verstandig juridisch advies in te winnen voordat je contracten aanbiedt.
Proeftijden zijn bedoeld om te beoordelen of iemand geschikt is, niet als gemakkelijke uitweg. Je moet aantoonbare redenen hebben om tijdens de proeftijd afscheid te nemen. Documenteer daarom problemen en geef feedback, zodat je eventuele beslissingen kunt onderbouwen.
Let ook op arbeidsomstandigheden en veiligheidsvoorschriften. Zorg dat nieuwe medewerkers goed geïnformeerd worden over procedures en risico’s, en dat alle benodigde voorzieningen aanwezig zijn.
Welke rol speelt een goede proeftijd bij de juiste keuze? #
Een effectieve proeftijd helpt je definitieve aannamebeslissingen te valideren en vroegtijdig problemen te signaleren. Gebruik deze periode actief voor begeleiding, feedback en evaluatie in plaats van passief afwachten of het goed gaat.
Stel vanaf dag één duidelijke verwachtingen en doelen. Wat moet iemand na een maand, twee maanden en aan het einde van de proeftijd beheersen? Communiceer dit helder en zorg voor regelmatige evaluatiemomenten. Dit voorkomt verrassingen aan beide kanten.
Investeer in goede begeleiding tijdens de proeftijd. Wijs een ervaren collega aan als buddy en plan wekelijkse gesprekjes over voortgang en eventuele knelpunten. Nieuwe medewerkers die zich gesteund voelen, presteren beter en blijven langer.
Documenteer je observaties gedurende de proeftijd. Noteer zowel positieve ontwikkelingen als zorgen over prestaties of gedrag. Dit helpt je een objectieve beslissing te nemen en geeft je argumenten mocht je besluiten het dienstverband niet voort te zetten.
Gebruik de proeftijd ook om je eigen wervingsproces te evalueren. Komen de verwachtingen uit? Wat had je anders kunnen vragen tijdens de gesprekken? Deze inzichten helpen je bij toekomstige werving en selectie administratief personeel.
Vergeet niet dat de proeftijd wederzijds is. Ook de nieuwe medewerker beoordeelt of jouw organisatie bij hem of haar past. Zorg daarom voor een goede onboarding en toon interesse in zijn of haar ervaringen en feedback.
Het vinden van de juiste administratieve medewerker vraagt tijd en aandacht, maar een goede match levert jaren van betrouwbare ondersteuning op. Door systematisch te werk te gaan, de juiste vragen te stellen en juridische valkuilen te vermijden, vergroot je de kans op succes aanzienlijk.
Klaar om jouw organisatie naar een hoger niveau te tillen met het beste talent van Friesland? Ontdek de mogelijkheden tijdens een persoonlijke kennismaking. Bij Wierenga & De Graaf helpen we je graag met professionele werving en selectie die past bij jouw specifieke behoeften. Ben je werkgever en wil je meer weten over onze dienstverlening? Neem vandaag nog contact met ons op.
