Een realistisch tijdschema voor werving begint met het inplannen van 6-12 weken voor een gemiddelde vacature, afhankelijk van het functieniveau en de arbeidsmarktsituatie. Voor HBO-functies in Friesland rekenen ervaren bureaus vaak 8-10 weken, terwijl specialistische posities langer kunnen duren. De sleutel ligt in het vooraf identificeren van mogelijke vertragingen en het opbouwen van buffer tijd. Dit voorkomt stress en zorgt voor een zorgvuldige selectie die past bij jouw organisatie.
Waarom loopt werving vaak uit en hoe voorkom je dat? #
Wervingsprocessen lopen vooral uit door onderschatting van de voorbereidingstijd en onduidelijke verwachtingen tussen betrokkenen. De meeste MKB-ondernemers plannen te weinig tijd voor het opstellen van een goed functieprofiel en vacaturetekst, waardoor het proces al vertraagd start.
De hoofdoorzaken van uitloop zijn:
- Onvolledige functieomschrijvingen die tijdens het proces bijgesteld moeten worden
- Te hoge of onduidelijke verwachtingen over beschikbare kandidaten
- Gebrek aan afspraken over wie wanneer beschikbaar is voor gesprekken
- Onderschatting van de tijd die referentiechecks en contractonderhandelingen kosten
Preventieve maatregelen die werken:
Begin met een grondige intake waarin je alle stakeholders betrekt. Bespreek niet alleen de functie-eisen, maar ook de gewenste persoonlijkheid en culturele fit. Stel van tevoren vast wie er betrokken wordt bij gesprekken en zorg dat deze personen agenda-ruimte reserveren.
Maak realistische afspraken over de arbeidsmarkt. In Friesland is de concurrentie om goed gekwalificeerd personeel groot, dus perfecte kandidaten zijn zeldzaam. Bepaal vooraf welke eisen absoluut noodzakelijk zijn en waar je flexibel kunt zijn.
Hoeveel tijd moet je rekenen voor elke stap in het wervingsproces? #
Een compleet wervingsproces bestaat uit vier hoofdfasen die elk hun eigen tijdsinvestering vragen. Voor de Friese arbeidsmarkt gelden specifieke kenmerken die de planning beïnvloeden, zoals de relatief kleine kandidatenpool voor specialistische functies.
Voorbereidingsfase (1-2 weken):
- Intake en functieprofiel opstellen: 2-3 dagen
- Vacaturetekst schrijven en goedkeuring: 2-3 dagen
- Plaatsing op websites en social media: 1 dag
Wervingsfase (2-4 weken):
- Actieve kandidatenwerving via netwerk en online: doorlopend
- Reacties verzamelen en eerste screening: 2-3 weken
- CV-selectie en eerste telefonische contact: 3-5 dagen
Selectiefase (2-3 weken):
- Eerste gesprekken met geselecteerde kandidaten: 1-2 weken
- Tweede gespreksronde en eventuele assessments: 1 week
- Referentiechecks en achtergrondverificatie: 3-5 dagen
Aanstellingsfase (1-2 weken):
- Contractonderhandelingen en arbeidsvoorwaarden: 3-5 dagen
- Contract opstellen en juridische check: 2-3 dagen
- Ondertekening en communicatie naar andere kandidaten: 2 dagen
In de Friese arbeidsmarkt spelen regionale factoren een rol. Kandidaten kennen elkaar vaak en netwerken zijn belangrijk. Dit kan het proces versnellen door warme introductions, maar ook vertragen als kandidaten tijd nemen voor overleg binnen hun netwerk.
Welke factoren bepalen hoe snel je een vacature kunt invullen? #
De snelheid van werving hangt af van drie categorieën factoren: de functie zelf, de arbeidsmarktsituatie en jouw organisatie. Begrip van deze factoren helpt je realistische verwachtingen te stellen en je strategie aan te passen.
Functiegerelateerde factoren:
Specialistische HBO-functies duren langer dan algemene rollen omdat er minder kandidaten beschikbaar zijn. Leidinggevende posities vragen meer gesprekken en overwegingstijd. Functies die veel reizen vereisen of onregelmatige werktijden hebben, kosten extra tijd omdat niet alle kandidaten hiervoor openstaan.
Arbeidsmarktfactoren:
In Friesland speelt de beperkte mobiliteit een rol – veel professionals willen dichtbij huis werken. De concurrentie tussen werkgevers is groot, vooral voor technische en financiële functies. Seizoensinvloeden zijn merkbaar: in de zomer zijn mensen minder beschikbaar voor gesprekken vanwege vakanties.
Organisatiefactoren:
MKB-bedrijven hebben vaak beperkte HR-resources, wat het proces kan vertragen als de ondernemer zelf alle gesprekken moet voeren. Je bekendheid in de regio beïnvloedt hoeveel spontane reacties je krijgt. Een duidelijke werkgeversreputatie en online aanwezigheid versnellen de werving aanzienlijk.
Interne processen maken het verschil:
Snelle besluitvorming en korte communicatielijnen versnellen het proces. Als je van tevoren afspraken maakt over wie wanneer beschikbaar is voor gesprekken, voorkom je onnodige vertragingen. Ook helpt het als je flexibel bent in gesprekstijden – veel kandidaten werken fulltime en zijn alleen ’s avonds of in het weekend beschikbaar.
Hoe plan je werving rond drukke periodes en vakanties? #
Succesvolle wervingsplanning houdt rekening met seizoenspatronen en bedrijfsritmes. In Friesland zijn de zomermaanden en feestdagen rond kerst en nieuwjaar minder geschikt voor actieve werving, omdat veel professionals dan niet beschikbaar zijn voor gesprekken.
Anticipeer op rustige periodes:
Plan intensieve wervingsactiviteiten in januari-februari en september-oktober. Dit zijn de maanden waarin professionals het meest open staan voor carrièreveranderingen. Vermijd het starten van nieuwe trajecten in juli-augustus en december, tenzij het om zeer urgente vacatures gaat.
Werk met flexibele planning:
Bouw altijd 2-3 weken extra tijd in je planning voor vakantie-impact. Maak afspraken met kandidaten over beschikbaarheid tijdens vakanties. Sommige kandidaten zijn juist in vakantieperiodes beter bereikbaar omdat ze meer rust hebben om na te denken over hun carrière.
Bedrijfsspecifieke timing:
Retail en toerisme hebben andere piekmomenten dan kantoororganisaties. Plan werving voor drukke seizoenen ruim van tevoren – idealiter 3-4 maanden voordat je nieuwe medewerkers nodig hebt. Dit geeft tijd voor een zorgvuldige selectie en inwerken.
Communicatie tijdens rustige periodes:
Houd kandidaten betrokken, ook als het proces tijdelijk stilligt. Stuur updates over de voortgang en geef aan wanneer het proces hervat wordt. Dit voorkomt dat goede kandidaten afhaken omdat ze denken dat je niet meer geïnteresseerd bent.
Wat doe je als je tijdschema niet haalbaar blijkt? #
Wanneer je planning niet uitpakt, is snelle bijsturing en heldere communicatie belangrijk. De meeste stakeholders begrijpen vertragingen als je proactief communiceert en concrete nieuwe afspraken maakt.
Analyseer eerst de oorzaak van de vertraging:
Is het gebrek aan geschikte kandidaten, of zijn de verwachtingen te hoog? Liggen de vertragingen bij jullie interne processen of bij externe factoren? Deze analyse bepaalt welke strategie het beste werkt.
Communiceer proactief met alle betrokkenen:
Informeer je team, leidinggevende en eventuele externe partners over de nieuwe planning. Leg uit wat de oorzaak is en welke stappen je neemt om het proces te versnellen. Geef een realistische nieuwe einddatum met buffer tijd.
Pas je strategie aan:
Overweeg alternatieve wervingskanalen als je te weinig kandidaten hebt. Misschien kun je tijdelijk met een interim-kracht werken terwijl je zoekt naar een vaste medewerker. Of verdeel taken anders binnen het team om de druk te verlichten.
Alternatieve opties verkennen:
Detachering kan een goede tussenoplossing zijn voor urgente vacatures. Ook kun je overwegen om de functie op te splitsen of junior kandidaten aan te nemen die je verder ontwikkelt. Soms helpt het om je eisen bij te stellen – niet elke kandidaat hoeft perfect te zijn vanaf dag één.
Leer voor de volgende keer:
Documenteer wat er fout ging en waarom. Dit helpt bij het maken van betere planningen voor toekomstige vacatures. Veel MKB-ondernemers bouwen na een paar ervaringen een goed gevoel op voor realistische tijdsinschattingen.
Een goede wervingsstrategie vraagt om realistische planning, flexibiliteit en heldere communicatie. Door rekening te houden met de specifieke kenmerken van de Friese arbeidsmarkt en je eigen organisatie, kun je tijdschema’s opstellen die wel haalbaar zijn. Professionele werving en selectie vraagt om expertise en ervaring om deze processen optimaal te laten verlopen. Ben je klaar om jouw organisatie naar een hoger niveau te tillen met het beste talent van Friesland? Ontdek de mogelijkheden tijdens een persoonlijke kennismaking als werkgever. Neem vandaag nog contact met Wierenga & De Graaf op.
