Een wervings- en selectieproces duurt gemiddeld 6 tot 12 weken, afhankelijk van het functieniveau en de complexiteit van de rol. Voor HBO- en WO-functies kan dit proces uitlopen tot 16 weken. De duur wordt bepaald door factoren zoals de beschikbaarheid van kandidaten, het aantal gesprekken, referentiechecks en de besluitvormingsstructuur binnen jouw organisatie.
Waarom duurt een wervings- en selectieproces zo lang? #
Een wervingsproces neemt tijd in beslag omdat het veel meer omvat dan alleen het plaatsen van een vacature. Je zoekt niet zomaar een kandidaat, maar de perfecte match voor jouw organisatie en toekomstplannen.
De bedrijfsgrootte speelt een belangrijke rol in de duur. Grotere organisaties hebben vaak complexere besluitvormingsstructuren waarbij meerdere mensen betrokken zijn bij de selectie. Dit betekent meer afstemming en langere doorlooptijden.
Het functieniveau bepaalt ook hoeveel tijd je nodig hebt. Voor specialistische HBO- en WO-functies moet je dieper graven. Je beoordeelt niet alleen de huidige competenties, maar ook het toekomstige potentieel van kandidaten. Dit vraagt om grondige gesprekken en assessments.
Marktomstandigheden maken het verschil tussen een vlot proces en een langdurige zoektocht. In een krappe arbeidsmarkt zijn de beste kandidaten vaak al aan het werk en niet actief op zoek. Je moet hen dan triggeren met een unieke boodschap over jouw toekomstplannen.
Wat zijn de verschillende stappen in een wervings- en selectieproces? #
Een professioneel wervings- en selectieproces bestaat uit vier hoofdfasen die elkaar opvolgen en elk hun eigen tijdsinvestering vragen.
De wervingsfase start met het opstellen van een SEO-geoptimaliseerde vacaturetekst en employer branding. Hier gebruik je een multichannel-aanpak: vacatures op websites, social recruitment via LinkedIn en andere platforms, en actief zoeken binnen professionele netwerken. Deze fase duurt meestal 2-3 weken.
In de selectiefase volgt de voorselectie van kandidaten op basis van vooraf afgestemde criteria. Daarna komen twee gespreksronden en eventueel assessments om competenties en persoonlijkheid te evalueren. Deze fase neemt 3-4 weken in beslag.
De aanstellingsfase omvat referentieonderzoek, het verifiëren van achtergrond en ervaring, plus onderhandelingen over arbeidsvoorwaarden. Reken op 1-2 weken voor deze stap.
De nazorgfase start na het tekenen van het contract. Hier volgt procesevaluatie en begeleiding tot 6 maanden na indiensttreding om te checken of verwachtingen nog steeds matchen.
Hoe lang duurt elke stap van het selectieproces gemiddeld? #
Elke processtap heeft zijn eigen tijdsindicatie, maar deze kunnen variëren afhankelijk van de urgentie en complexiteit van de vacature.
| Processtap | Gemiddelde duur | Activiteiten |
|---|---|---|
| Vacature opstellen en plaatsen | 1-2 weken | Functieomschrijving, employer branding, online plaatsing |
| Actieve werving | 2-3 weken | Social recruitment, netwerk search, targeting kandidaten |
| Voorselectie | 1 week | CV-screening, eerste telefonische gesprekken |
| Eerste gesprekken | 1-2 weken | Kennismakingsgesprekken met geselecteerde kandidaten |
| Tweede gesprekken | 1-2 weken | Diepte-interviews, assessments, teamgesprekken |
| Referentiecheck | 3-5 dagen | Verificatie achtergrond en ervaring |
| Contractonderhandelingen | 1 week | Arbeidsvoorwaarden, contractafsluiting |
Voor specialistische functies kunnen deze tijden oplopen omdat je meer tijd besteedt aan het leren kennen van kandidaten en hun potentieel voor de toekomst.
Welke factoren maken een wervingsproces langer of korter? #
De functiespecialisatie is een van de grootste factoren die de duur bepaalt. Hoe specialistischer de functie, hoe kleiner de vijver met geschikte kandidaten en hoe langer het zoekproces duurt.
De beschikbaarheid van kandidaten op de arbeidsmarkt speelt een cruciale rol. In Noord-Nederland bijvoorbeeld kan het lastiger zijn om bepaalde profielen te vinden dan in de Randstad. Goede kandidaten hebben vaak al een uitstekende baan en zijn niet actief op zoek.
Jouw besluitvormingsstructuur bepaalt ook de snelheid. Als meerdere mensen betrokken zijn bij de beslissing, duurt het langer. Organisaties met heldere mandaten en korte lijnen kunnen sneller schakelen.
De urgentie van de vacature maakt verschil in de aanpak. Bij acute personeelstekorten kun je kiezen voor versnelde procedures, maar dit gaat vaak ten koste van de grondige selectie die leidt tot duurzame matches.
Ook de aantrekkelijkheid van jouw werkgeversreputatie speelt mee. Organisaties met sterke employer branding trekken sneller kandidaten aan dan bedrijven die nog onbekend zijn op de arbeidsmarkt.
Wat kun je doen om het wervingsproces te versnellen? #
Start met een heldere functieomschrijving die niet alleen de taken beschrijft, maar ook inspireert met jouw toekomstplannen. Geef concreet aan welke bijdrage de professional kan leveren aan jouw organisatie-ambities.
Zorg voor snelle communicatie met kandidaten. Langdurige stiltes leiden tot afhaakgedrag van goede kandidaten die meerdere opties hebben. Plan gesprekken snel in en geef binnen een week feedback na elk gesprek.
Stroomlijn je besluitvorming door vooraf af te spreken wie wanneer welke beslissingen neemt. Zorg dat alle betrokkenen beschikbaar zijn voor gesprekken en evaluaties volgens een vooraf opgestelde planning.
Investeer in employer branding en job branding om je vacatures te laten opvallen bij de juiste kandidaten. SEO-geoptimaliseerde vacatureteksten en gerichte social media campagnes bereiken kandidaten effectiever.
Overweeg professionele ondersteuning door wervingsbureaus die beschikken over uitgebreide netwerken en ervaring in het targetten van passieve kandidaten. Zij kunnen parallel werken aan verschillende stappen in het proces.
Wanneer duurt een sollicitatieproces te lang volgens de wet? #
Er bestaat geen wettelijke termijn voor de maximale duur van een sollicitatieproces, maar er gelden wel redelijkheidsnormen die je moet respecteren als werkgever.
Kandidaten hebben recht op tijdige communicatie over de voortgang van hun sollicitatie. Langdurige stiltes zonder uitleg kunnen worden gezien als onzorgvuldig handelen en kunnen leiden tot claims.
Discriminatie door vertraging is wettelijk verboden. Je mag het proces niet kunstmatig vertragen voor bepaalde groepen kandidaten op basis van leeftijd, geslacht, afkomst of andere beschermde kenmerken.
Sollicitanten hebben het recht om binnen redelijke termijn duidelijkheid te krijgen over hun kandidatuur. Bij processen langer dan 3 maanden wordt verwacht dat je regelmatig updates geeft over de status en verwachte doorlooptijd.
Als kandidaat kun je bij onredelijk lange procedures zonder communicatie een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens of juridische stappen overwegen wegens schending van de zorgvuldigheidsplicht.
Werkgevers doen er verstandig aan om vooraf een realistische planning te communiceren en deze ook na te komen. Transparantie over de processtappen en verwachte tijdlijnen voorkomt juridische complicaties en behoudt je reputatie als aantrekkelijke werkgever.
Ben je klaar om jouw wervingsproces te optimaliseren en samen met ons het beste talent van Noord-Nederland aan te trekken? Ontdek hoe we jouw organisatie naar een hoger niveau kunnen tillen met onze persoonlijke aanpak en bewezen methodiek. Neem vandaag nog contact op met Wierenga & De Graaf voor een inspirerende kennismaking.
