Als HR-professional krijg je dagelijks te maken met arbeidsrechtelijke vragen, personeelszaken en HR-uitdagingen die om een doordacht antwoord vragen. Stel je de juiste vragen voor HR, dan voorkom je juridische problemen, optimaliseer je je personeelsmanagement en maak je betere strategische beslissingen. In dit artikel vind je twaalf concrete vragen die elke HR-professional regelmatig moet stellen om HR-vraagstukken effectief aan te pakken. Deze vragen helpen je om je HR-beleid scherp te houden, arbeidsrechtelijke risico’s te verkleinen en je werk makkelijker te maken.
1. Klopt ons arbeidscontract met de huidige wetgeving? #
Arbeidsrecht verandert voortdurend. Nieuwe wetten, jurisprudentie en cao-afspraken maken dat een arbeidscontract dat vijf jaar geleden waterdicht was, nu achterhaald kan zijn. Als HR-professional moet je regelmatig controleren of jullie standaard arbeidsovereenkomsten nog voldoen aan de actuele wetgeving. Denk aan wijzigingen in regelgeving rond flexwerk, thuiswerken of de Wet arbeidsmarkt in balans.
Een veelvoorkomende valkuil is dat organisaties jarenlang met hetzelfde contractsjabloon werken zonder dit bij te werken. Dit kan leiden tot onbedoelde arbeidsrechtelijke risico’s. Bijvoorbeeld: verouderde bepalingen over concurrentiebedingen die niet meer juridisch houdbaar zijn, of ontbrekende clausules over thuiswerken die nu wel relevant zijn geworden. Check minimaal één keer per jaar of je arbeidscontracten nog actueel zijn en vraag bij twijfel advies aan een arbeidsrechtspecialist.
Let vooral op bepalingen over proeftijd, loonbestanddelen, pensioenregelingen en beëindigingsvoorwaarden. Deze onderdelen zijn vaak onderhevig aan wetswijzigingen. Door dit structureel te monitoren, bescherm je zowel je organisatie als je medewerkers tegen juridische verrassingen.
2. Hebben we alle verplichte documenten op orde? #
Personeelsdossiers, privacyverklaringen, arbo-documenten en cao-afspraken: als HR-professional ben je verantwoordelijk voor een behoorlijke stapel administratie. En die administratie is niet vrijblijvend. De Inspectie SZW kan bij een controle om deze documenten vragen, en ontbrekende of onvolledige documentatie kan leiden tot boetes.
Zorg dat je voor elke medewerker een compleet personeelsdossier hebt met minimaal een kopie van het arbeidscontract, een geldig identiteitsbewijs, relevante diploma’s en certificaten, en documentatie van functioneringsgesprekken. Ook moet je een actuele privacyverklaring hebben waarin je uitlegt welke persoonsgegevens je verzamelt, waarom je dat doet en hoe lang je deze bewaart. Dit is een verplichting vanuit de AVG.
Vergeet ook de arbo-documentatie niet: een Risico-Inventarisatie en Evaluatie (RI&E), een plan van aanpak en documentatie van arbeidsgezondheidskundig onderzoek moeten up-to-date zijn. Maak een jaarlijkse checklist van alle verplichte HR-documenten en plan vaste momenten in om deze te controleren en bij te werken. Zo voorkom je dat je voor verrassingen komt te staan.
3. Is onze ontslagprocedure juridisch waterdicht? #
Een ontslag is een van de meest gevoelige HR-vraagstukken die je kunt tegenkomen. Een fout in de procedure kan leiden tot een langdurig juridisch conflict, hoge kosten en reputatieschade. Als HR-professional moet je daarom precies weten welke stappen je moet zetten bij een voorgenomen ontslag en welke fouten je absoluut moet vermijden.
De Nederlandse ontslagbescherming is stevig. Je kunt niet zomaar een arbeidscontract beëindigen. Je hebt een geldige ontslaggrond nodig, zoals bedrijfseconomische redenen, disfunctioneren of een verstoorde arbeidsrelatie. Daarnaast moet je de juiste procedure volgen: via UWV of via de kantonrechter, afhankelijk van de ontslaggrond. Een veelgemaakte fout is dat werkgevers te snel handelen zonder de medewerker voldoende kans te geven om te verbeteren of zonder de juiste documentatie van het disfunctioneren.
Houd bij elk voorgenomen ontslag een dossier bij met concrete voorbeelden, eerdere waarschuwingen, verbeterplannen en verslagen van gesprekken. Dit dossier is je beste bescherming als het tot een juridische procedure komt. En vraag bij twijfel altijd tijdig advies, liever te vroeg dan te laat.
4. Wat doen we bij langdurige ziekte van een medewerker? #
Langdurig verzuim is niet alleen een uitdaging voor de planning, maar ook een complex arbeidsrechtelijk vraagstuk. Als werkgever heb je een wettelijke verplichting om een zieke medewerker te begeleiden naar herstel en re-integratie. Dit traject duurt maximaal twee jaar en kent strikte regels. Als je deze regels niet goed volgt, kan dit leiden tot een loonsanctie van het UWV.
De eerste stap bij langdurige ziekte is het opstellen van een probleemanalyse binnen zes weken. Hierin beschrijf je wat de oorzaak van het verzuim is en welke mogelijkheden er zijn voor herstel en terugkeer. Vervolgens stel je samen met de medewerker en de bedrijfsarts een plan van aanpak op. Dit plan moet concreet zijn: welke stappen worden gezet, wanneer en door wie? En wat zijn de verwachte resultaten?
Communicatie is hierbij belangrijk. Houd regelmatig contact met de zieke medewerker, maar respecteer ook de grenzen. Je mag vragen hoe het gaat en wat de verwachtingen zijn, maar je mag niet doorvragen over de medische details. Die informatie krijg je alleen via de bedrijfsarts. Balanceer tussen je zorgplicht als werkgever en de privacy van de medewerker, en documenteer alle stappen die je zet in het re-integratiedossier.
5. Hoe voorkomen we discriminatie bij werving? #
Discriminatie bij werving en selectie is niet alleen wettelijk verboden, het is ook slecht voor je employer brand en je toegang tot talent. Toch gebeurt het nog regelmatig, vaak onbedoeld. Als HR-professional is het jouw taak om ervoor te zorgen dat jullie wervingsproces eerlijk en objectief is, en dat alle kandidaten een gelijke kans krijgen.
De Algemene wet gelijke behandeling (Awgb) verbiedt discriminatie op grond van ras, geslacht, godsdienst, levensovertuiging, politieke gezindheid, seksuele gerichtheid, burgerlijke staat, handicap of chronische ziekte, en leeftijd. In de praktijk betekent dit dat je tijdens sollicitatiegesprekken geen vragen mag stellen over kinderwens, geloof of seksuele oriëntatie. Ook vragen over leeftijd of gezondheid zijn meestal niet toegestaan, tenzij ze direct relevant zijn voor de functie.
Maak een gestructureerd selectieproces met vooraf vastgestelde criteria waarop je kandidaten beoordeelt. Gebruik voor alle kandidaten dezelfde vragen en beoordeel hun antwoorden op basis van objectieve maatstaven. Train je hiring managers in het voeren van onbevooroordeelde gesprekken en bespreek regelmatig voorbeelden van wel en niet toegestane vragen. Door werving en selectie te professionaliseren, vergroot je niet alleen de juridische veiligheid, maar ook de kwaliteit van je aanwervingen.
6. Mogen we thuiswerkregelingen eenzijdig aanpassen? #
Sinds de pandemie is thuiswerken voor veel medewerkers een vanzelfsprekendheid geworden. Maar wat als je als werkgever wilt dat mensen vaker op kantoor komen? Mag je thuiswerkregelingen zomaar aanpassen? Het antwoord is: dat hangt ervan af. Als thuiswerken onderdeel is geworden van de arbeidsovereenkomst of als er een thuiswerkregeling in de cao staat, dan kun je dit niet eenzijdig wijzigen.
Als je thuiswerken informeel hebt toegestaan zonder dit contractueel vast te leggen, heb je meer ruimte om aanpassingen door te voeren. Maar ook dan moet je zorgvuldig handelen. Medewerkers die jarenlang hebben thuisgewerkt, kunnen een beroep doen op het vertrouwensbeginsel. Een plotselinge eis om voltijd op kantoor te werken kan dan als een eenzijdige wijziging van arbeidsvoorwaarden worden gezien, wat juridisch lastig ligt.
De beste aanpak is om wijzigingen in thuiswerkbeleid altijd in overleg door te voeren. Leg uit waarom je aanpassingen wilt maken, luister naar de bezwaren van medewerkers en zoek samen naar een werkbare oplossing. Als je toch eenzijdig wilt wijzigen, zorg dan dat je een goede zakelijke reden hebt en geef medewerkers voldoende tijd om zich aan te passen. Documenteer het proces goed, zodat je kunt aantonen dat je redelijk hebt gehandeld.
7. Wat zijn onze verplichtingen rond privacy en AVG? #
Als HR-professional werk je dagelijks met gevoelige persoonsgegevens: BSN-nummers, salarisgegevens, medische informatie en beoordelingen. De AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) stelt strikte eisen aan hoe je met deze gegevens omgaat. Niet-naleving kan leiden tot hoge boetes, maar ook tot verlies van vertrouwen bij je medewerkers.
De belangrijkste regel is dat je alleen persoonsgegevens mag verzamelen die je echt nodig hebt voor je werk als HR-professional. Dit heet het minimalisatiebeginsel. Je mag bijvoorbeeld een kopie van iemands identiteitsbewijs bewaren voor identificatie, maar je moet daarbij het BSN-nummer afschermen. Ook moet je medewerkers informeren over welke gegevens je verzamelt, waarom je dat doet, hoe lang je ze bewaart en met wie je ze deelt. Dit doe je via een privacyverklaring.
Let ook op de bewaartermijnen. Je mag personeelsgegevens niet langer bewaren dan noodzakelijk. Voor de meeste HR-documenten geldt een bewaartermijn van twee tot zeven jaar na uitdiensttreding, afhankelijk van het type document. Maak een overzicht van welke gegevens je verzamelt, waarom, en wanneer je ze moet vernietigen. En zorg dat je systemen goed beveiligd zijn, zodat onbevoegden geen toegang hebben tot gevoelige informatie.
8. Hoe gaan we om met een reorganisatie? #
Een reorganisatie is ingrijpend voor iedereen in de organisatie, en als HR-professional speel je hierin een sleutelrol. Je moet ervoor zorgen dat het proces juridisch correct verloopt, dat medewerkers goed worden geïnformeerd en dat de organisatie de verandering goed doorkomt. Dit vereist zorgvuldige planning en kennis van arbeidsrechtelijke vereisten.
Bij een reorganisatie die leidt tot gedwongen ontslagen, heb je te maken met de ontslagvolgorde: het afspiegelingsbeginsel. Dit betekent dat je binnen een uitwisselbare groep medewerkers moet ontslaan op basis van leeftijd en dienstjaren. De oudste medewerkers met het langste dienstverband blijven, de jongere medewerkers met korter dienstverband gaan als eerste. Dit klinkt simpel, maar in de praktijk is het bepalen van uitwisselbare groepen complex en gevoelig.
Daarnaast heb je een adviesplicht richting de ondernemingsraad of personeelsvertegenwoordiging. Je moet hen tijdig informeren over de plannen, de consequenties voor het personeel en de alternatieven die je hebt overwogen. De OR heeft zes weken de tijd om advies uit te brengen. Als je deze procedure niet goed volgt, kan de reorganisatie juridisch worden aangevochten. Plan reorganisaties dus zorgvuldig, betrek alle stakeholders en documenteer elk besluit en elke afweging die je maakt.
9. Kunnen we flexwerkers zomaar omzetten naar vast? #
Flexibele arbeidscontracten zijn handig voor organisaties die te maken hebben met schommelende vraag of tijdelijke projecten. Maar de wet stelt grenzen aan hoe lang je iemand op tijdelijke basis kunt laten werken. Na drie tijdelijke contracten binnen een periode van drie jaar, ontstaat automatisch een vast contract. Dit heet de ketenregeling.
Veel organisaties lopen tegen deze regel aan zonder het te beseffen. Ze verlengen een tijdelijk contract een paar keer en ineens heeft de medewerker recht op een vaste aanstelling. Dit kan problematisch zijn als je die vaste aanstelling niet had voorzien of als de werkzaamheden inmiddels zijn afgelopen. Daarom is het belangrijk om als HR-professional goed bij te houden hoeveel tijdelijke contracten elke flexwerker heeft gehad en wanneer de driejaarstermijn afloopt.
Let op: de ketenregeling kent uitzonderingen. In sommige cao’s zijn afwijkende afspraken gemaakt, bijvoorbeeld meer contracten of een langere periode. Ook geldt er een uitzondering voor arbeidscontracten die zijn aangegaan voor een specifiek project of voor vervanging tijdens ziekte of zwangerschap. Maar verlaat je hier niet te makkelijk op. Controleer altijd of de uitzondering echt van toepassing is en documenteer waarom je meerdere tijdelijke contracten afsluit. Zo voorkom je dat je onbedoeld vaste contracten creëert.
10. Wat doen we bij grensoverschrijdend gedrag? #
Meldingen van grensoverschrijdend gedrag, zoals intimidatie, pesten of seksuele intimidatie, zijn voor elke HR-professional een serieuze zaak. Je hebt als werkgever een wettelijke zorgplicht: je moet zorgen voor een veilige werkomgeving en je moet klachten serieus nemen en onderzoeken. Als je dit niet goed doet, kun je aansprakelijk worden gesteld.
De eerste stap bij een melding is luisteren en de klacht serieus nemen. Bagatelliseer nooit en beloof ook niet dat je het stil zult houden. Je hebt een onderzoeksplicht, en dat betekent dat je actie moet ondernemen. Bespreek met de melder wat hij of zij wil: een gesprek met de betrokken collega, mediation of een formeel onderzoek. Respecteer de wensen van de melder, maar leg ook uit wat je verplichtingen zijn als werkgever.
Start bij een formele klacht een zorgvuldig onderzoek. Dit kan intern, maar bij ernstige beschuldigingen is het verstandig om een externe onderzoeker in te schakelen. Hoor beide partijen, eventuele getuigen en leg alles vast in een rapport. Zorg dat het proces eerlijk is: beide partijen moeten hun verhaal kunnen doen en moeten worden gehoord. Op basis van het onderzoek neem je maatregelen, die kunnen variëren van een gesprek tot een waarschuwing of zelfs ontslag. Communiceer transparant over de stappen die je zet, maar respecteer ook de privacy van alle betrokkenen.
11. Hoe documenteren we functioneringsgesprekken correct? #
Functioneringsgesprekken zijn een belangrijk instrument in personeelsmanagement. Ze helpen medewerkers zich te ontwikkelen, geven duidelijkheid over verwachtingen en kunnen ook dienen als basis voor beslissingen over promoties, salarisverhoging of helaas ook ontslag. Maar alleen als je ze goed documenteert, hebben ze juridische waarde.
Een veelgemaakte fout is dat gesprekken wel worden gevoerd, maar niet worden vastgelegd. Of dat verslagen zo algemeen zijn dat ze weinig concreets bevatten. Als je later moet aantonen dat een medewerker al langere tijd disfunctioneert, heb je concrete voorbeelden en eerdere waarschuwingen nodig. Vage opmerkingen als “functioneert ondermaats” of “moet beter zijn best doen” zijn onvoldoende. Je hebt specifieke voorbeelden nodig van wat er mis ging, wanneer, en wat de consequenties waren.
Maak na elk functioneringsgesprek een schriftelijk verslag met concrete afspraken: wat gaat de medewerker doen, wat ga jij als leidinggevende doen, en wanneer evalueren jullie de voortgang? Laat de medewerker het verslag ondertekenen, of stuur het op zijn minst per e-mail zodat je kunt aantonen dat hij of zij ervan op de hoogte was. Bewaar alle verslagen in het personeelsdossier. Deze documentatie beschermt niet alleen de organisatie, maar ook de medewerker: het geeft duidelijkheid over wat er van hem of haar wordt verwacht.
12. Wanneer hebben we juridisch advies nodig? #
Als HR-professional kun je veel arbeidsrechtelijke vragen zelf beantwoorden. Maar er zijn situaties waarin het verstandig is om een arbeidsrechtspecialist in te schakelen. De kunst is om te herkennen wanneer een vraagstuk te complex wordt of te grote risico’s met zich meebrengt om zelf op te lossen. Vroeg advies vragen kan je veel juridische ellende en kosten besparen.
Schakel juridisch advies in bij voorgenomen ontslagen, vooral als er discussie is over de ontslaggrond of als de medewerker zich verzet. Ook bij reorganisaties met gedwongen ontslagen is professionele hulp aan te raden. Hetzelfde geldt voor complexe ziekteverzuimcasussen waarbij re-integratie niet lukt, of bij beschuldigingen van discriminatie of grensoverschrijdend gedrag. Dit zijn situaties waarin één verkeerde stap grote financiële en reputatieschade kan veroorzaken.
Een goede vuistregel: als je twijfelt of een beslissing juridisch houdbaar is, of als er veel geld of reputatie op het spel staat, vraag dan advies. Arbeidsrechtspecialisten kunnen je helpen om risico’s in te schatten, de juiste procedure te volgen en je positie te versterken. Zie juridisch advies niet als kostenpost, maar als investering in het voorkomen van veel grotere problemen later.
Hoe Wierenga & de Graaf helpt met HR-vraagstukken #
Herken je een of meerdere van deze HR-uitdagingen in je dagelijkse werk? Bij Wierenga & de Graaf begrijpen we dat personeelszaken complex kunnen zijn en dat je als HR-professional soms behoefte hebt aan een sparringpartner of extra expertise. Daarom bieden we praktische ondersteuning bij arbeidsrechtelijke vragen en HR-beleid.
Wij kunnen je helpen met:
- HR Services: toegang tot ervaren senior HR-professionals die je ondersteunen bij reorganisaties, verandertrajecten en leiderschapsontwikkeling
- Werving en selectie: professionele begeleiding bij het vinden van de juiste kandidaten, inclusief advies over discriminatievrije selectieprocedures en arbeidscontracten
- Onboarding programma’s: hulp bij het opzetten van gestructureerde inwerktrajecten die nieuwe medewerkers snel productief en betrokken maken
- QuickScan: een praktische analyse van je huidige HR-processen en wervingsactiviteiten met concrete verbeterpunten
Onze aanpak is persoonlijk en praktisch. We nemen de tijd om jouw situatie te begrijpen en denken mee over oplossingen die passen bij jouw organisatie. Of je nu te maken hebt met een complex ontslagtraject, vragen over arbeidsrecht of behoefte hebt aan structurele versterking van je HR-functie, wij staan voor je klaar. Als partner voor werkgevers bieden we maatwerkoplossingen die echt bij je organisatie passen.
Klaar om jouw HR-vraagstukken samen met ons aan te pakken? Plan een inspirerende ontmoeting met ons team. Bel ons op 058 303 13 46 of mail naar info@wierenga-degraaf.nl voor een persoonlijk gesprek over hoe we jouw organisatie kunnen versterken. Neem contact met ons op en ontdek hoe we je kunnen ondersteunen bij al je personeelszaken.
Frequently Asked Questions #
Hoe vaak moet ik mijn arbeidscontracten laten controleren door een jurist? #
Het is verstandig om je standaard arbeidscontracten minimaal één keer per jaar te laten reviewen, of direct na grote wetswijzigingen zoals aanpassingen in de Wet arbeidsmarkt in balans of nieuwe cao-afspraken. Bij twijfel over specifieke clausules kun je altijd tussentijds advies inwinnen. Een preventieve check bespaart je vaak veel meer kosten dan het oplossen van juridische problemen achteraf.
Wat moet er minimaal in een personeelsdossier zitten om AVG-proof te zijn? #
Een compleet personeelsdossier bevat: een getekend arbeidscontract, kopie identiteitsbewijs (met afgeschermd BSN), relevante diploma's en certificaten, verslagen van functioneringsgesprekken, en eventuele waarschuwingen of verbeterplannen. Zorg dat je ook een privacyverklaring hebt waarin je uitlegt welke gegevens je verzamelt, waarom, en hoe lang je ze bewaart. Verwijder gegevens die je niet meer nodig hebt volgens de wettelijke bewaartermijnen.
Mag ik een medewerker ontslaan tijdens ziekte? #
Ontslag tijdens ziekte is in principe mogelijk, maar zeer complex en risicovol. Je mag niet ontslaan vanwege de ziekte zelf (opzegverbod), maar wel om andere redenen zoals bedrijfseconomische omstandigheden of disfunctioneren dat al vóór de ziekte speelde. De bewijslast ligt bij jou als werkgever, en je moet aantonen dat het ontslag niets met de ziekte te maken heeft. Schakel bij zo'n situatie altijd juridisch advies in om een loonsanctie of procedure te voorkomen.
Hoe voorkom ik dat flexwerkers automatisch een vast contract krijgen? #
Houd nauwkeurig bij hoeveel tijdelijke contracten elke flexwerker heeft gehad en wanneer de driejaarstermijn afloopt. Na drie contracten in drie jaar ontstaat automatisch een vast contract, tenzij je cao afwijkende regels kent. Plan tijdig of je een medewerker in vaste dienst wilt nemen of dat je de samenwerking beëindigt vóór het derde contract. Documenteer altijd waarom je een tijdelijk contract afsluit, vooral bij verlengingen.
Wat zijn de grootste fouten bij het documenteren van disfunctioneren? #
De meest voorkomende fouten zijn: te vage omschrijvingen zonder concrete voorbeelden, geen schriftelijke verslagen van gesprekken, geen duidelijke verbeterplannen met meetbare doelen en deadlines, en het niet laten ondertekenen van verslagen door de medewerker. Zorg altijd voor specifieke voorbeelden van wat er mis ging, wanneer dat gebeurde, wat de impact was, en welke concrete verbeterafspraken je hebt gemaakt. Deze documentatie is essentieel als het tot een ontslagprocedure komt.
Wanneer moet ik de ondernemingsraad betrekken bij HR-besluiten? #
De OR heeft instemmingsrecht bij belangrijke HR-regelingen zoals werving- en selectiebeleid, beoordelingssystemen, arbeidsomstandigheden en opleidingsplannen. Bij reorganisaties, fusies of belangrijke inkrimping heeft de OR adviesrecht en moet je hen minstens zes weken de tijd geven om advies uit te brengen. Betrek de OR altijd tijdig in het proces, vóórdat je definitieve besluiten neemt. Het negeren van OR-rechten kan leiden tot vernietiging van besluiten door de rechter.
Hoe ga ik om met een medewerker die weigert terug te keren naar kantoor na thuiswerken? #
Onderzoek eerst of thuiswerken contractueel is vastgelegd of onderdeel is geworden van de arbeidsvoorwaarden door langdurige praktijk. Als dat niet het cas is, heb je meer ruimte om aanpassingen door te voeren, maar handel wel zorgvuldig. Ga in gesprek met de medewerker, begrijp de bezwaren, en zoek samen naar een werkbare oplossing zoals een hybride model. Eenzijdige wijziging zonder overleg kan leiden tot een arbeidsconflict, dus documenteer je zakelijke redenen en geef voldoende aanpassingstijd.
