Het beoordelen van administratieve vaardigheden tijdens selectie vereist een combinatie van praktische tests en gerichte gespreksvoering. Focus op computervaardigheden, nauwkeurigheid, organisatie en communicatie door concrete oefeningen en situatievragen te gebruiken. Een goede voorselectie bespaart tijd en helpt je de juiste kandidaat te vinden voor jouw specifieke administratieve functie.
Welke administratieve vaardigheden zijn het belangrijkst om te testen? #
De kernvaardigheden voor administratief personeel zijn computervaardigheden, nauwkeurigheid, organisatie en communicatie. Deze vier pijlers bepalen grotendeels het succes van een administratieve medewerker in de dagelijkse praktijk.
Computervaardigheden staan bovenaan de lijst. Denk aan basiskennis van Word, Excel, e-mail en eventuele branchespecifieke software. Voor een financiële administratie is Excel-kennis belangrijker dan voor een receptiefunctie, waar telefoonsystemen en planningssoftware relevanter zijn.
Nauwkeurigheid is niet onderhandelbaar in administratief werk. Eén verkeerd ingevoerd cijfer kan grote gevolgen hebben. Test dit door kleine details in documenten te laten controleren of door eenvoudige rekensommen voor te leggen.
Organisatorische vaardigheden bepalen of iemand meerdere taken tegelijk kan beheren zonder chaos te creëren. Communicatievaardigheden zijn nodig voor contact met collega’s, klanten en leveranciers – zowel mondeling als schriftelijk.
Prioriteer vaardigheden op basis van je specifieke functie. Een administratief medewerker die veel klantcontact heeft, heeft sterkere communicatievaardigheden nodig dan iemand die voornamelijk dataverwerking doet.
Hoe test je computervaardigheden tijdens een sollicitatiegesprek? #
Test computervaardigheden door praktische vragen te stellen en eenvoudige opdrachten te geven. Je hoeft geen technische expert te zijn om in te schatten of iemand handig is met computers.
Begin met basisvragen: “Welke Office-programma’s gebruik je regelmatig?” en “Kun je me uitleggen hoe je een draaitabel maakt in Excel?” Let op de zekerheid waarmee ze antwoorden. Echte gebruikers kunnen concrete voorbeelden geven.
Vraag naar sneltoetsen. Iemand die regelmatig met computers werkt, kent Ctrl+C, Ctrl+V, Ctrl+Z uit het hoofd. Dit zijn kleine signalen die veel vertellen over computerervaring.
Laat ze tijdens het gesprek een korte e-mail typen op een laptop of computer. Observeer hoe ze navigeren, of ze met beide handen typen en hoe snel ze werken. Dit geeft meer inzicht dan alleen vragen stellen.
Voor Excel-kennis kun je vragen: “Stel je moet 200 facturen optellen, hoe pak je dat aan?” Een ervaren gebruiker denkt meteen aan de SOM-functie, terwijl een beginner mogelijk een rekenmachine zou gebruiken.
Wat zijn effectieve manieren om nauwkeurigheid en detailgerichtheid te meten? #
Meet nauwkeurigheid door praktische controle-oefeningen en observatie tijdens het gesprek. Geef kandidaten een document met opzettelijke fouten en vraag ze deze te vinden binnen een bepaalde tijd.
Maak een eenvoudige lijst met namen, adressen en telefoonnummers waarin je bewust enkele fouten hebt gezet. Typfouten, verkeerde postcodes of ontbrekende cijfers in telefoonnummers. Geef de kandidaat vijf minuten om zoveel mogelijk fouten te vinden.
Let tijdens het gesprek op kleine details. Hebben ze hun cv netjes opgemaakt? Zijn er spelfouten in hun motivatiebrief? Komen ze precies op tijd of juist te vroeg? Deze observaties geven inzicht in hun natuurlijke werkhouding.
Stel vragen over hun werkwijze: “Hoe zorg je ervoor dat je geen fouten maakt bij het invoeren van gegevens?” Goede antwoorden zijn: dubbel controleren, pauzes nemen, of systematisch werken.
Een eenvoudige rekensom kan ook helpen. Vraag ze om 17 x 24 uit te rekenen zonder rekenmachine. Het gaat niet om snelheid, maar om de methodische aanpak en het juiste antwoord.
Hoe beoordeel je organisatorische vaardigheden zonder lange proefperiodes? #
Beoordeel organisatietalent door situatievragen te stellen en naar concrete werkvoorbeelden te vragen. Vraag hoe ze hun huidige werkdag indelen en welke hulpmiddelen ze daarbij gebruiken.
Stel een praktische situatie voor: “Je krijgt maandagochtend vijf verschillende opdrachten met verschillende deadlines. Hoe pak je dat aan?” Let op of ze vragen stellen over prioriteiten, deadlines inschatten en een logische volgorde bepalen.
Vraag naar hun agenda of planningssysteem. Gebruiken ze een digitale agenda, to-do lijstjes of andere hulpmiddelen? Natuurlijke organisatoren hebben altijd wel een systeem, ook al is het simpel.
Bespreek een situatie uit hun vorige baan: “Kun je een voorbeeld geven van een drukke periode waarin je veel verschillende taken moest beheren?” Luister naar hoe ze prioriteiten stelden en of ze proactief communiceerden over knelpunten.
Let op hun voorbereiding op dit gesprek. Hebben ze vragen voorbereid? Weten ze iets over je bedrijf? Zijn hun documenten geordend? Dit zijn signalen van organisatorisch vermogen.
Welke vragen stel je om communicatievaardigheden te testen? #
Test communicatievaardigheden door situatievragen te stellen en te observeren hoe duidelijk kandidaten zich uitdrukken. Let op zowel wat ze zeggen als hoe ze het zeggen.
Voor mondelinge communicatie vraag je: “Hoe zou je een boze klant te woord staan die een fout in zijn factuur heeft ontdekt?” Let op of ze rustig blijven, empathie tonen en concrete stappen voorstellen.
Test schriftelijke vaardigheden door te vragen: “Kun je me uitleggen hoe je een zakelijke e-mail opbouwt?” of “Hoe schrijf je een reminder voor een openstaande factuur?” Goede communicatoren denken aan toon, duidelijkheid en beleefdheid.
Observeer tijdens het gesprek of ze je vragen goed begrijpen, duidelijke antwoorden geven en op het juiste niveau communiceren. Vallen ze je in de rede of luisteren ze eerst goed?
Vraag naar ervaring met verschillende communicatiekanalen: telefoon, e-mail, chat of persoonlijk contact. Elke vorm vraagt een andere aanpak en goede administratieve medewerkers begrijpen dat verschil.
Stel een praktijkvraag: “Je collega vraagt om uitleg over een ingewikkelde procedure. Hoe leg je dat uit?” Dit toont aan of ze complexe informatie begrijpelijk kunnen maken.
Hoe herken je stressbestendigheid en werkdruk bij administratief personeel? #
Herken stressbestendigheid door naar ervaring met werkdruk te vragen en hun reacties op druksituaties te observeren. Administratief werk kent vaak piekperiodes waarin veel tegelijk moet gebeuren.
Vraag concreet: “Vertel over een periode waarin je veel druk ervaarde op werk. Hoe ging je daarmee om?” Let op of ze praktische oplossingen noemen zoals prioriteiten stellen, hulp vragen of efficiënter werken.
Stel een scenario voor: “Het is vrijdagmiddag, je moet nog drie rapporten afmaken voor maandag, en je krijgt een spoedopdracht van je manager. Wat doe je?” Stressbestendige kandidaten blijven kalm en maken een plan.
Observeer hun gedrag tijdens het gesprek. Blijven ze rustig bij moeilijke vragen? Nemen ze tijd om na te denken of reageren ze gehaast? Hun houding nu geeft inzicht in hoe ze onder druk functioneren.
Vraag naar hun werkwijze bij multitasking: “Hoe behoud je overzicht als je meerdere projecten tegelijk hebt lopen?” Goede antwoorden bevatten concrete systemen of methoden.
Informeer naar hun ervaring met deadlines: “Hoe zorg je ervoor dat je altijd op tijd klaar bent?” Dit toont aan of ze realistisch plannen en proactief communiceren bij problemen.
De werving en selectie van administratief personeel vraagt om een doordachte aanpak waarbij je de juiste vaardigheden test op een praktische manier. Door concrete oefeningen, situatievragen en goede observatie krijg je snel inzicht in de geschiktheid van kandidaten. Vergeet niet dat een goede match tussen kandidaat en functie tijd bespaart en frustratie voorkomt.
Klaar om jouw organisatie naar een hoger niveau te tillen met het beste talent van Friesland? Bij Wierenga & De Graaf begrijpen we dat werving en selectie administratief personeel maatwerk is. Ontdek de mogelijkheden voor werkgevers tijdens een persoonlijke kennismaking. Neem vandaag nog contact met ons op.
