Categorieën bekijken

Hoe selecteer je de beste kandidaat voor administratieve functies?

5 min leestijd

De beste kandidaat voor administratieve functies selecteer je door een combinatie van technische vaardigheden, soft skills en culturele fit te beoordelen. Focus op nauwkeurigheid, communicatieve vaardigheden en digitale competenties tijdens het selectieproces. Een goede selectie begint bij heldere functie-eisen en een gestructureerde aanpak die zowel praktische tests als persoonlijke gesprekken omvat.

Welke vaardigheden zijn echt belangrijk voor administratieve functies? #

Voor administratieve functies zijn nauwkeurigheid, organisatievermogen en digitale vaardigheden de belangrijkste technische competenties. Daarnaast zijn communicatieve vaardigheden, flexibiliteit en stressbestendigheid onmisbare soft skills die het verschil maken tussen een goede en uitstekende administratieve medewerker.

Bij technische vaardigheden denk je aan beheersing van Office-pakketten, boekhoudkundige kennis waar relevant, en het vermogen om met verschillende systemen te werken. Maar vergeet niet dat administratieve medewerkers vaak de eerste contactpersonen zijn voor klanten en leveranciers. Hun communicatieve vaardigheden bepalen mede het imago van je bedrijf.

Let tijdens gesprekken op hoe kandidaten complexe situaties uitleggen. Kunnen ze helder communiceren? Tonen ze initiatief bij het oplossen van problemen? Deze soft skills zijn vaak belangrijker dan perfecte technische kennis, omdat technische vaardigheden makkelijker aan te leren zijn dan persoonlijkheidseigenschappen.

Hoe beoordeel je cv’s van administratieve kandidaten effectief? #

Een effectieve cv-beoordeling begint met het checken van relevante werkervaring, opleidingsniveau en stabiliteit in arbeidsverleden. Let op concrete resultaten en verantwoordelijkheden in eerdere functies. Red flags zijn frequente baanwisselingen zonder duidelijke groei of onduidelijke functieomschrijvingen.

Kijk verder dan alleen de functietitels. Een kandidaat met ervaring als ‘office manager’ heeft mogelijk meer relevante vaardigheden dan iemand met alleen ‘administratief medewerker’ op het cv. Bestudeer de taken en verantwoordelijkheden die ze hebben gehad.

Let ook op gaten in het cv en hoe deze worden uitgelegd. Korte periodes van werkloosheid zijn normaal, maar langere gaten vereisen uitleg. Positieve signalen zijn: groei in verantwoordelijkheden, relevante bijscholing, en duidelijke motivatie voor functiewisselingen.

Welke vragen stel je tijdens sollicitatiegesprekken voor administratieve rollen? #

Stel situationele vragen die inzicht geven in probleemoplossend vermogen en werkwijze van kandidaten. Vraag bijvoorbeeld: “Hoe ga je om met een deadline die plots wordt vervroegd?” of “Wat doe je als je een fout ontdekt in een belangrijk document dat al verstuurd is?”

Effectieve gespreksvragen voor administratieve functies zijn:

  • “Beschrijf een situatie waarin je prioriteiten moest stellen bij meerdere urgente taken”
  • “Hoe zorg je ervoor dat je geen fouten maakt bij repetitieve taken?”
  • “Geef een voorbeeld van hoe je een ontevreden klant hebt geholpen”
  • “Wat doe je als je merkt dat een collega een andere werkwijze hanteert dan afgesproken?”

Deze vragen helpen je om te beoordelen hoe kandidaten denken, reageren onder druk en omgaan met de uitdagingen die ze in de praktijk tegen zullen komen. Let niet alleen op de antwoorden, maar ook op hoe ze hun verhaal vertellen.

Hoe test je de praktische vaardigheden van administratieve kandidaten? #

Praktijkopdrachten en computertests geven het beste inzicht in de daadwerkelijke vaardigheden van kandidaten. Laat ze een Excel-bestand maken, een brief opstellen of data invoeren binnen een bepaalde tijd. Dit toont zowel technische vaardigheden als werksnelheid en nauwkeurigheid.

Ontwerp realistische testopdrachten die aansluiten bij je dagelijkse werkzaamheden. Bijvoorbeeld:

  • Een factuur controleren op juistheid
  • Een planning maken in Excel
  • Een professionele e-mail opstellen
  • Telefonisch een afspraak inplannen (roleplay)

Geef kandidaten voldoende tijd, maar niet te veel. Je wilt zien hoe ze werken onder lichte tijdsdruk. Belangrijk is dat je niet alleen naar het eindresultaat kijkt, maar ook naar hun werkwijze. Stellen ze verduidelijkende vragen? Controleren ze hun werk?

Wat zijn de grootste valkuilen bij het selecteren van administratief personeel? #

De grootste fout is te veel focus leggen op technische vaardigheden en te weinig op persoonlijkheid en culturele fit. Veel werkgevers kiezen de kandidaat met de beste Excel-kennis, terwijl houding en communicatieve vaardigheden vaak belangrijker zijn voor het dagelijkse functioneren.

Andere veelvoorkomende valkuilen zijn:

  • Te snel beslissen na één gesprek
  • Referenties niet controleren
  • Onduidelijke functie-eisen hanteren
  • Alleen naar werkervaring kijken, niet naar potentie
  • De werkomgeving en teamdynamiek negeren

Vermijd deze valkuilen door een gestructureerd proces te hanteren met meerdere gespreksmomenten. Betrek teamleden bij de selectie en neem de tijd voor een gedegen referentiecheck. Een goede match is belangrijker dan een snelle invulling van de vacature.

Hoe herken je een kandidaat die goed past bij jouw bedrijfscultuur? #

Een goede culturele match herken je aan de manier waarop kandidaten reageren op vragen over werksfeer, samenwerking en bedrijfswaarden. Let op hun lichaamstaal en enthousiasme wanneer je over je bedrijf vertelt. Authentieke interesse en nieuwsgierigheid zijn positieve signalen.

Stel vragen die inzicht geven in hun werkvoorkeur: “Werk je liever zelfstandig of in teamverband?” “Hoe ga je om met veranderingen?” “Wat motiveert je in je werk?” Hun antwoorden helpen je inschatten of ze passen bij jullie manier van werken.

Geef kandidaten ook de kans om vragen te stellen over de bedrijfscultuur. Iemand die vraagt naar ontwikkelmogelijkheden, teamactiviteiten of werksfeer toont betrokkenheid. Let op of hun waarden aansluiten bij die van jullie organisatie. Een mismatch hier leidt vaak tot teleurstelling aan beide kanten.

Het selecteren van de juiste administratieve medewerker vraagt om een evenwichtige aanpak waarbij je zowel vaardigheden als persoonlijkheid beoordeelt. Door een gestructureerd proces te hanteren met praktijktests, gerichte gespreksvragen en aandacht voor culturele fit, vergroot je de kans op een succesvolle match die lange tijd waardevol is voor je organisatie.

Klaar om jouw organisatie naar een hoger niveau te tillen met het beste talent van Friesland? Bij Wierenga & De Graaf begrijpen we dat werving en selectie administratief personeel meer is dan alleen cv’s screenen. We richten ons op toekomstige skills en nemen de tijd om de perfecte match te vinden. Ontdek de mogelijkheden tijdens een persoonlijke kennismaking. Neem vandaag nog contact met ons op.

Related Articles #

Geüpdatet op 3 september 2025
Wierenga & De Graaf
Privacyoverzicht

Deze website maakt gebruik van cookies, zodat wij u de best mogelijke gebruikerservaring kunnen bieden. Cookie-informatie wordt opgeslagen in uw browser en voert functies uit zoals het herkennen van u wanneer u terugkeert naar onze website en helpt ons team om te begrijpen welke delen van de website u het meest interessant en nuttig vindt.